Инструкция по делопроизводству и организации контроля за исполнением документов в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов (Приложение N 1 к Постановлению КМ РУз от 29.03.1999 г. N 140)

Функция недоступна

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к Постановлению КМ РУз

от 29.03.1999 г. N 140

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству и организации контроля

за исполнением документов в аппаратах

Совета Министров Республики Каракалпакстан,

хокимиятов областей, городов и районов

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Инструкция определяет порядок подготовки и работы с документами в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан, хокимиятов областей, городов и районов Республики Узбекистан.

Порядок работы с секретными документами и документами, имеющими гриф "Для служебного пользования", устанавливается особыми инструкциями.

Делопроизводство по обращениям физических и юридических лиц ведется отдельно от общего делопроизводства.

2. На хокимов возлагается персональная ответственность за укрепление исполнительской дисциплины в территориальных органах управления и местных органах власти по обеспечению четкой реализации Инструкции по делопроизводству и Основных положений по контролю и проверке исполнения, всемерному содействию повышению производительности управленческого труда и его оптимизации за счет компьютеризации, рационализации и механизации делопроизводства.

Ответственность за организацию контроля и своевременного исполнения документов возлагается на руководителя группы по делопроизводству и контролю или ответственного работника, на которого персонально возложены обязанности по контролю исполнения, делопроизводство - на заведующего канцелярией аппарата хокимията, а за сохранность документов и работу с ними в подразделениях - на руководителей соответствующих служб.

3. Канцелярия хокимията, в соответствии с установленными порядком и сроками и по указанию руководства, знакомит работников аппарата хокимията с поступившими законами, постановлениями и другими актами Олий Мажлиса, указами и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, постановлениями, распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан и другими поступающими документами, ознакамливает вновь принятых работников со структурой хокимията, Инструкцией по делопроизводству, Основными положениями по контролю и проверке исполнения, правилами внутреннего трудового распорядка и другими документами, регламентирующими деятельность хокимията.

4. Запрещается использовать в частных беседах сведения, связанные с правительственными документами, заседаниями и совещаниями, носящими служебный характер.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1. Документирование управленческой деятельности.

1.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией хокима в аппарате хокимията готовятся следующие распорядительные документы:

- решения областного, городского и районного Кенгаша народных депутатов;

- решения и распоряжения хокима;

- поручения хокима и его заместителей.

1.2. Результаты обсуждения вопросов на сессиях Кенгаша народных депутатов и заседаниях комиссий Кенгаша, оперативные совещания руководителей хокимията фиксируются в протоколах.

1.3. Служебные связи с вышестоящими органами, отделами исполнительного аппарата и другими организациями осуществляются путем составления писем. При необходимости срочной передачи информации она передается модемной, электронной почтой, по факсу или направляется в виде телефонограмм или телеграмм.

1.4. Хоким области, города, района подписывает решения Кенгаша народных депутатов, решения и распоряжения, протоколы оперативных совещаний, служебные письма, направляемые в вышестоящие организации. Приложения к решениям и распоряжениям хокима визируются исполнителями и подписываются руководителями соответствующих служб.

Протоколы сессий Кенгаша народных депутатов подписываются председательствующим на сессии хокимом или его заместителем и секретарем сессии.

Докладные записки, справки и другие документы информационного и справочного характера визируются исполнителями и подписываются руководителями соответствующих служб.

2. Прием, регистрация, оформление и направление

поступающей корреспонденции

2.1. Вся несекретная корреспонденция, поступающая в Совет Министров Республики Каракалпакстан, областной, городской или районный хокимият, принимается канцелярией, а в нерабочее время - ответственным дежурным или помощником, которые обязаны после дежурства сдать ее в канцелярию. Не разрешается принимать корреспонденцию непосредственно в секретариатах хокимията (кроме срочной информации, запрашиваемой секретариатами, отделами и группами хокимията).

2.2. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляются централизованно в канцелярии хокимията.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. При обнаружении повреждения, недостачи документов или приложений к ним необходимо немедленно сообщить об этом отправителю и составить акт в двух экземплярах, один из которых остается в канцелярии, второй направляется в организацию, откуда поступил пакет.

Ошибочно направленные в хокимият документы канцелярией отправляются по назначению в новых конвертах с приложением к документу конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.

Конверты от поступающих документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с грифом "Лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

2.3. Поступившая в канцелярию корреспонденция разделяется на подлежащую и не подлежащую регистрации.

Не подлежат регистрации документы согласно приложению 1.

На корреспонденции, подлежащей регистрации, проставляется регистрационный штамп (приложение 2).

Обращения физических и юридических лиц, независимо от того, откуда они поступили, в т.ч. с надписью "Лично", регистрируются и учитываются отдельно.

В автоматизированной системе регистрация  документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Хокиму передаются документы вышестоящих органов, а также корреспонденция, содержащая информацию по принципиальным вопросам деятельности хокимията, требующим решения хокима.

Остальные документы передаются заместителям хокима, в секретариаты и соответствующие службы хокимията.

3. Учет и прохождение документов

в аппаратах Совета Министров Республики Каракалпакстан,

хокимиятов областей, городов и районов

3.1. После регистрации корреспонденция с резолюцией хокима направляется заместителям хокима и в другие подразделения.

3.2. Учет, организация исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан, постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан (перечень утвержден постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 г. N 12) осуществляются в установленном порядке (схемы N 1, 2 - прилагаются).

3.3. Работа с корреспонденцией, подготавливаемой подразделениями хокимията и поступающей из других организаций, осуществляется в следующем порядке:

- указания по исполнению документов отражаются в резолюциях. После рассмотрения документы возвращаются в канцелярию для перенесения резолюции на регистрационную карточку и затем доставляются по назначению;

- обработка и передача документов должны осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время;

- если документ находится на исполнении у нескольких работников, то ответственным за его исполнение является работник, фамилия которого в резолюции указана первой.

Не допускается прием документов в хокимияте без регистрации в канцелярии.

3.4. Обработка и отправка исходящих документов осуществляются централизованно канцелярией хокимията.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой работник канцелярии проставляет свою фамилию и дату отправки.

Документы, поступившие в канцелярию для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или в срок не более 1 суток.

3.5. Передача документов между отделами аппарата хокимията осуществляется через канцелярию.

3.6. Ежемесячно, в нарастающем порядке, а затем в целом за год, канцелярией обобщаются данные по учету входящих, исходящих и аппаратных (имеются в виду документы, составленные работниками хокимията) документов. Отдельно учитываются обращения физических и юридических лиц.

3.7. Индекс входящего (исходящего документа) состоит из индекса дела по номенклатуре дел и регистрационного номера.

Исключение составляют индексы решений, распоряжений и протоколов. Их индексами являются их регистрационные номера, присваиваемые в пределах каждого вида документа.

Присвоение очередному документу регистрационного номера необходимо производить при помощи формы нумерационного бланка (приложение 3), которая оформляется отдельно для входящих, исходящих и аппаратных документов.

3.8. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (приложение 4). Состав реквизитов карточки может быть дополнен ("исполнители", "расписка исполнителя", "ход исполнения" и др.) в графе "Контрольные отметки".

При регистрации документов на карточках следует самостоятельно регистрировать только инициативные документы (запросы), составленные в данном хокимияте или присланные из других организаций. Данные об ответных документах фиксируются на той же карточке.

Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документов. На ней отмечается дата, к которой должен быть исполнен документ.

В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации аппаратных документов в этой графе указывается наименование самого хокимията.

В графе "Дата поступления и индекс документа" указывается дата поступления документа и индекс, который присваивается ему в хокимияте.

В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу организацией - автором документа. При регистрации исходящей корреспонденции или аппаратного документа здесь указывается дата подписания регистрируемого документа и его исходящий индекс или регистрационный номер.

В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание.

В графе "Резолюция или кому направлен документ" указывается фамилия лица, которому поручается исполнение, краткое конкретное указание о решении вопроса, срок исполнения, ее автор и дата.

В графе "Отметка об исполнении документа" записывается решение вопроса по существу, дата и индекс ответного документа. Если не требуется составления письменного ответа, делается запись о том, когда, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе.

В графе "Роспись в получении" и "дата" расписывается исполнитель и проставляется дата получения документа.

В графе "Контрольные отметки" делаются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа.

Графы регистрационной карточки "Фонд N ", "Опись N ", "Дело N " заполняются в архиве.

3.9. Регистрационные карточки печатаются в количестве, необходимом для ведения картотек согласно установленным внутренним правилам.

Обязательным является ведение справочной картотеки, в которой карточки размещаются в хронологическом порядке от ранних к поздним срокам согласно регистрационным номерам.

Кроме справочной, могут формироваться контрольная картотека, а также картотеки по исполнителям, территории и т.д.

Подсчет количества документов осуществляется по учетным (регистрационным) карточкам и журналам учета, при работе на автоматизированной системе с документами - по соответствующим выходным формам.

3.10. Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной обработки документов и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.

Картотека на обращения физических и юридических лиц составляется в алфавитном порядке (фамилии, наименования) и по порядку регистрационных номеров.

4. Оформление документов в областных, городских

и районных хокимиятах

4.1. Каждый вид документа (решение, распоряжение, протокол, письмо, докладная записка, справка и т.д.) должен иметь строго определенный комплекс реквизитов (составных частей) и стандартный порядок их расположения.

4.2. Обязательными требованиями при составлении и оформлении документов являются: указание кода хокимията *; указание автора (наименование хокимията или Кенгаша, как правило, воспроизводится на бланке документа); указание вида документа, составление заголовка к тексту; адрес и датирование; индексация документа: подпись ответственного лица, подготовившего документ; проставление отметок о согласовании документа - визы; удостоверение документа (подпись, утверждение, проставление печати); отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

4.3. Для составления документов применяются бланки форматов А4 (210Х297 мм) и А5 (148Х210 мм).

На бланке документа должен быть состав реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТОМ 6.38-90. "Система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Изготавливаются типографским способом: бланки для писем и общие бланки для оформления распорядительных документов, протоколов и других.

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если этих документов составляется более 200 в год.

Бланки решений и распоряжений изготавливаются с учетом расположения реквизитов по ширине листа, а других служебных документов - углового расположения (приложения 5, 6).

На бланках воспроизводится Государственный герб Республики Узбекистан.

Бланки документов должны иметь поля (в мм); левое - 20; верхнее - не менее 10; правое и нижнее - не менее 8.

4.4. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

4.5. Наименование вида документа должно указываться на каждом документе (за исключением писем).

4.6. Заголовок документа должен быть кратким и точно передавать содержание текста. Формулировать заголовки рекомендуется, согласовывая с названием документа, например: решение (о чем?) "О регистрации предприятия..."; протокол (чего?) "заседания комиссии Кенгаша...".

Заголовок пишется в левой части листа. Заголовок не проставляется на распоряжениях, телеграммах, извещениях и на документах, текст которых печатается на бланках формата А5.

4.7. Документы адресуются в организации, структурные подразделения или конкретному должностному лицу. Наименование организации и структурное подразделение указываются в именительном падеже, например:

Ферганский нефтеперерабатывающий завод

Отдел снабжения и сбыта

Старшему экономисту

Эргашеву Э.Я.

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору Ташкентского

колледжа связи

Нуритдинову Э.И.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно:

Директорам предприятий и

руководителям организаций

Чиланзарского района г. Ташкента

Документ не должен содержать более четырех адресатов; слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:

700114, Ташкент, Юнусабад,

19 квартал, д.6, кв.3.

Юсупову А.Ю.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам.

4.8. При оформлении даты на русском языке используются арабские цифры, которыми обозначаются число, порядковый номер месяца, две последние цифры года, например: 09.01.99.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 15 ноября 1999 г.

4.9. Внутреннее согласование проекта документа (со структурными подразделениями, должностными лицами) оформляется визой, которая включает в себя, кроме личной подписи, ее расшифровку, т.е. запись инициалов и фамилии, и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего документ лица.

Замечания или дополнения к документу излагаются на отдельном листе. Например:

Заведующий секретариатом (личная подпись) С.М. Мирзаев

Замечания прилагаются 24.01.99.

Проекты решений, распоряжений визируются на первом экземпляре, на других документах визы проставляются на лицевой стороне на экземплярах, остающихся в аппарате хокимията.

Визы располагают ниже реквизита "подпись" или на обороте последнего листа документа.

4.10. Внешнее согласование (с другими организациями) оформляется грифом согласования, справкой согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования проставляется ниже реквизита "подпись" или на обороте последнего листа документа и включает в себя следующие элементы: слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку, дату, например:

Согласовано

Начальник Управления финансов

хокимията Ферганской области

(личная подпись, указать инициалы и

фамилию)

10.01.99

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

Согласовано

Протокол заседания профкома

15.01.99 N 25

или

Согласовано

Письмо Минфина Республики Узбекистан

15.10.98 N 01 -4/1 35

4.11. В состав реквизита "подпись" входит: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформляется не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

Хоким Ташкентской области (личная подпись, указать

инициалы и фамилию)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

При длительном отсутствии хокима документы подписывает его первый заместитель или один из заместителей хокима, на которого возложено исполнение обязанностей хокима. При этом обязательно называется фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставление наклонной черты перед наименованием должности.

4.12. Документ, подлежащий утверждению хокимом или его заместителями, должен иметь гриф утверждения, который включает в себя: слово "Утверждаю", наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, запись инициалов, фамилии и дату, например:

Утверждаю

Хоким Ташкентской области

Подпись (расшифровка подписи - инициалы, фамилия)

17.09.98

Если документ утверждается коллегиальным органом, гриф утверждения состоит из слова "Утверждено", названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено

Протокол сессии

Чирчикского городского Кенгаша

20.01.99 N 8

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу документа.

4.13. На документах, удостоверяющих права физических и юридических лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных прилагаемым перечнем (приложение 7), подпись хокима или его заместителей заверяется гербовой печатью. Оттиск печати следует проставить таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются хокимом.

4.14. Поручения по исполнению документа даются в форме резолюции хокима, его заместителей или руководителя структурного подразделения. В состав резолюции включаются следующие обязательные элементы: фамилия исполнителя (или исполнителей); содержание поручения; срок исполнения (в необходимых случаях); личная подпись руководителя; дата резолюции.

Например:

Мирзабаеву Б. М.

Прошу подготовить проект бюджета

района к 5.12.98

(подпись) Р.Абидов

03.11.98

4.15. Прохождение документа в хокимияте сопровождается проставлением на нем соответствующих отметок.

Отметка о поступлении (регистрации) проставляется на нижней части первого листа документа справа.

Отметка о взятии документа на контроль проставляется в правом верхнем углу первого листа документа и обозначается словом "Назорат" или буквой "Н". (Порядок регистрации документов, перечень которых определен постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 года N 12, осуществляется в соответствии с утвержденными данным постановлением Основными положениями).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать следующие данные: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, при наличии такого документа ссылку на его дату и номер; слова "В дело", номер дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ; дату направления документа в дело; подпись исполнителя. Отметка об исполнении документов, находящихся на контроле, осуществляется в установленном порядке (Решение хокима - соответствующим решением после исполнения; поручение руководства - резолюцией руководства, давшего его; остальные - руководителями подразделений аппарата хокимията).

Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Отметка состоит из фамилии исполнителя (составителя) документа и номера его служебного телефона, проставляемых на всех экземплярах в нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа, или, при отсутствии места, на оборотной его стороне, например:

Хашимов 771168.

4.16. Если к документу имеются приложения, то отметки о наличии приложений оформляются следующим образом.

В решениях, распоряжениях сведения о наличии приложений указываются в тексте, например: "Разработать и представить на утверждение проект бюджета области по форме, указанной в приложении".

Приложения к распорядительным документам должны содержать в правом верхнем углу первого листа документа отметку по форме:

Приложение

к решению сессии Ташкентского областного Кенгаша

народных депутатов 12.10.98. N 8/1-14

При наличии нескольких приложений к решению на них проставляют порядковые номера без знака "N" (Приложение 1, Приложение 2 и т.д.).

Сведения о наличии приложений к параметрам, отчетам, протоколам, письмам и т.д. указывают после текста документа перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то отметка о наличии приложения делается по форме:

Приложение: на 8 л., в 1 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложения: 1. Перечень объектов, подлежащих вводу в эксплуатацию в 1999 году, на 2 л. в 1 экз.

2. Список недостающего оборудования на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение:

Письмо финансового управления Хокимията Ташкентской области от 15.02.99. 104-1/202 и приложение к нему, всего на 16 л., в 5 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л., в 1 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

4.17. Копия документа - воспроизведение всех реквизитов документа, выписка - копия части документа.

Копии (выписки) документов хокимията изготавливаются и выдаются с разрешения управляющего делами (заведующего канцелярией). В случаях, предусмотренных постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 года N 12, управляющий делами (заведующий канцелярией) в установленные сроки выдает копии документов, поступающих в хокимият.

При формировании личных дел сотрудников разрешается изготавливать копии и выписки документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о рождении и т.п.).

Копия (выписка) документа воспроизводится на общем бланке хокимията и заверяется подписью должностного лица, удостоверяющего их соответствие подлиннику.

Если копия изготавливается не на бланке, но с оригинала документа, изготовленного на бланке, при ее снятии полностью воспроизводится текст бланка подлинника. В верхнем правом углу первого листа копии документа ставится отметка "Копия". Заверительная надпись составляется по форме:

Верно

Специалист управления делами (канцелярии). Подпись З.Мусаева 25.11.98.

Заверительная надпись проставляется ниже реквизита "подпись".

При пересылке копии (выписки) документа в другие организации или выдаче ее на руки отдельным лицам заверительную надпись удостоверяют печатью.

4.18. В целях обеспечения сохранности и учета бланков в хокимиятах все бланки по каждому виду (решение, распоряжение, письмо) должны быть пронумерованы. Номер проставляется в левом верхнем углу оборотной стороны бланка.

4.19. При ответах на документы из Аппарата Президента Республики Узбекистан, Кабинета Министров указывается номер и дата документа, на который направляется ответ.

5. Оформление протоколов сессий Кенгаша народных

депутатов, заседаний постоянных и временных их комиссий

5.1. Документы сессий, заседаний постоянных и временных комиссий, собраний актива, совещаний комплексов составляются соответствующими службами аппарата хокимията, после чего сдаются в канцелярию хокимията для оформления протоколов на выпуск и последующего хранения.

5.2. Оформление протокола сессии Кенгаша народных депутатов.

5.2.1. Датой протокола является дата начала работы сессии. Номером протокола является

...