Примерная инструкция по делопроизводству в аппаратах министерств, государственных комитетов, ведомств, корпораций, концернов, асссоциаций, компаний и других центральных учреждений Республики Узбекистан (Приложение N 2 к Постановлению КМ РУз от 29.03.1999 г. N 140)

Функция недоступна

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к Постановлению КМ РУз

от 29.03.1999 г. N 140

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в аппаратах министерств,

государственных комитетов, ведомств, корпораций,

концернов, ассоциаций, компаний и других

центральных учреждений Республики

Узбекистан

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Примерная инструкция определяет правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, корпорациях, концернах, ассоциациях, компаниях и других центральных учреждениях Республики Узбекистан *.

2. Ответственность за состояние делопроизводства возлагается на управление делами, общий отдел, канцелярию, секретаря; персонально - на руководителя этого структурного подразделения.

Работа с документами в структурном подразделении возлагается на секретаря или другое лицо, определенное для этой работы.

Управление делами, общий отдел, канцелярия осуществляют организационное и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

3. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений со структурой аппарата, установленным порядком работы и инструкцией по делопроизводству в организации.

II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4. Состав управленческих документов определяется: компетенцией и функциями организаций; кругом управленческих действий по реализации функций управления; порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления, утвержденных уставами, положениями и др. нормативными документами.

5. В целях сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель составляется на основе положений (уставов) об организации, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении табеля могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного сроков хранения.

Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем.

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

III. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ И

ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

6. Документы печатаются на соответствующих бланках.

Постоянные реквизиты на бланках организаций печатаются на государственном языке.

7. Наименование организации-автора документа и ее код указываются в соответствии с положением (уставом) об организации, Общим классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Они, как правило, должны быть напечатаны на бланке при его изготовлении.

8. На каждом документе (кроме писем) должен быть указан его вид (постановление, распоряжение, приказ, протокол, справка и т.д.).

9. Для большинства документов обязателен заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Например: приказ (о чем?) "о создании предприятия"; протокол (чего?) "заседания научного совета".

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5 (148х210) и телеграммах.

10. Содержание документа излагается предельно сжато, короткими фразами, без сложных грамматических построений.

Сокращения применяются согласно Справочнику по написанию наименований государственных органов, общественных организаций и учреждений. Если в тексте перечисляются фамилии, географические наименования или административно-территориальные единицы, они располагаются в алфавитном порядке.

Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Тексты документов рекомендуется разделять на две части: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п.

Сплошной связный текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

11. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция и др.), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка и др.), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

12. В письмах используют формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Узгосстандарт считает возможным").

13. Тексты телеграмм при отправке через абонентский пункт связи (областные хокимияты и столицы стран СНГ) пишутся полным текстом, а при отправке через почтовое отделение связи другим адресатам (в районы и частным лицам) в тексте телеграммы, по возможности, опускаются местоимения, союзы, предлоги, если при этом не искажается содержание. Цифровые данные, во избежание искажения, пишутся словами. В конце текста телеграммы указывается ее регистрационный номер, перед которым ставятся буквы НР, заменяющие слово "номер".

14. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л., в 2-х экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложение:

1. Справка о подготовке школ к новому

учебному году на 8 л. в 2-х экз.

2. Список школ на 3 л., в 2-х экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Заключение Постоянной комиссии по вопросам межнациональных отношений от 25.01.98 г. и приложение к нему, всего на 21 л., в 2-х экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л., в 2-х экз. - в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

15. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

- документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному лицу;

- наименование организации и структурное подразделение указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:

Электромеханический завод

Плановый отдел

Старшему экономисту

Зияеву К.X.;

- при адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору Института

"Узгипросельстрой"

Каюмову С.К.;

- если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Начальникам главных

управлений, управлений и

отделов;

- документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед адресатами вторым, третьим, четвертым не указывается;

- при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат;

- при адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 700000, г. Ташкент, ул. Хамида Алимджана, И, кв. 5 Ахмедову Т.А.

16. Даты в документах оформляются одним из двух способов: например,

12 января 1999 г. - 12.01.99 или 99.01.12.

Первый способ применяется преимущественно при указании дат в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, второй при датировании документов, резолюций на документах, виз, отметок об исполнении и т.д.

17. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами (положением или уставом организации).

В состав реквизита "подпись" входит: наименование фактической должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициал имени, отчества и фамилия).

Не допускается подписывать документы с предлогом "за", а также проставление наклонной черты перед наименованием должности.

Подписи двух должностных лиц проставляются на документах коллегиальных органов. Постановления, решения, протоколы рекомендуется подписывать руководителю и секретарю коллегиального органа.

В коллегиальных органах распоряжения, принимаемые в единоличном порядке, имеют одну подпись.

Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, акты, финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций).

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии подпись В.В.Махмудов

Члены комиссии  подписи А.И.Акимов

Р.С.Абдурахманов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Директор института подпись З.А.Хашимов

Главный бухгалтер подпись В.В.Сабиров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Заместитель министра    Заместитель министра

здравоохранения      труда Республики

Республики Узбекистан     Узбекистан

подпись Ф.З.Камилов    подпись Т.С.Таджиев

18. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование может производиться как внутри организации (с различными структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями, имеющими в соответствии с их компетенцией непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа).

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна, например:

Начальник юридического отдела

подпись  С.К.Максумов

24.01.99

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи.

19. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слов "Согласовано", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела кадров

Министерства юстиции Республики Узбекистан

подпись  А.С.Садыков

14.01.99

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО      СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания    Письмо Узглавархива

  профкома        12.01.99 N 01-4/185

  10.01.99 N 3

Грифы согласования располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа.

20. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента подписания, утверждения.

Утверждаются документы руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор института

подпись С.Н.Рахимов

17.01.99

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор института "Узгипросельстрой"

подпись С.Н.Рахимов

17.01.99

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, с указанием его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора института

20.01.99 N 5

или

УТВЕРЖДЕНО

Протокол собрания трудового

коллектива

15.01.99 N 3

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

21. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица, заверяется гербовой печатью. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются руководителем организации.

22. Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат).

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

Копия документа изготовляется и выдается с разрешения руководителя организации или руководителя структурного подразделения.

Копия с документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка, рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

На первом листе копии документа делается отметка "копия". Заверительная надпись составляется по форме: верно, наименование должности, личная подпись заверившего лица, его инициалы и фамилия, дата заверения копии. Например:

Инспектор отдела кадров

25.01.99      подпись  М.Т.Тураева

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью.

Копийный экземпляр исходящего документа (отпуск) содержит визы лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. В него вносятся все исправления, сделанные при подписании подлинника. Текст бланка не воспроизводится, на его месте проставляется дата подписания и регистрационный индекс.

Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильно подпись подлинника, удостоверяются печатью.

На размноженном экземпляре указывается номер заказа и тираж.

23. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции, в состав которой должны входить следующие обязательные элементы: фамилия исполнителя (или исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (в необходимых случаях). Резолюция подписывается и датируется. Например:

Максимову А.А.

Прошу подготовить план

реализации продукции к

21.01.99

Мирзабаев 02.02.99

Резолюция, как правило, должна располагаться в верхней части документа ниже реквизита "адресат".

24. Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа, в левом нижнем углу. Например:

Азимбеков 441520

IV. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ

ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Порядок обработки поступающих документов

25. Прием и первичная обработка документов осуществляются централизованно управлением делами, общим отделом, канцелярией или секретарем.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется наличие документов в нем (включая приложения).

При обнаружении недостачи или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в общем отделе, канцелярии, у секретаря, второй направляется в организацию, откуда поступил пакет.

Ошибочно направленные документы отправляются по назначению в новых конвертах с приложением к документу конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.

Конверты от поступивших документов (в том числе обращений физических и юридических лиц) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе в нижней части первого листа проставляется регистрационный штамп, который включает сокращенное наименование организации получателя, дату поступления документа и его индекс.

Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются на ВЦ без вскрытия упаковки.

26. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Обращения физических и юридических лиц передаются в специальные подразделения по рассмотрению таких обращений или в управление делами, общий отдел, канцелярию (секретарю).

Порядок организации работы с обращениями физических и юридических лиц, а также организация приема физических лиц и представителей юридических лиц руководителями организаций определяются отдельным Положением.

Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в управлении делами, общем отделе, канцелярии, секретарем.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из Аппарата Президента Республики Узбекистан, Кабинета Министров Республики Узбекистан и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства.

Остальные документы после предварительного рассмотрения в управлении делами, общем отделе, канцелярии, секретарем направляются заместителям руководителя согласно распределению обязанностей между ними.

27. Отработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, полученные из Аппарата Президента Республики Узбекистан и Кабинета Министров Республики Узбекистан, передаются исполнителям в течение часа после получения документа.

Порядок обработки отправляемых документов

28. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем в соответствии с действующими почтовыми правилами.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

29. На заказанную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

30. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

31. Учет количества документов.

Проводится как полный, так и выборочный учет документов организации (по отдельным структурным подразделениям или группам документов). Самостоятельно учитываются обращения физических и юридических лиц. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета. При работе на автоматизированной системе работы с документами - по соответствующим выходным формам.

Результаты учета документов обобщаются управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

32. Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной обработки документов и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.

Правила регистрации и индексирование документов

33. В индексе документа соблюдается следующая последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому  классификатору корреспондентов, исполнителей.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через наклонную черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

34. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Регистрации подлежат как машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

35. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от назначения, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, решения коллегии, акты ревизий, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

Место регистрации документа закрепляется в Инструкции по делопроизводству или в табеле документов организации.

36. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или в журналах.

Карточки и журналы должны иметь следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа для поступающих в организацию документов), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа), номер дела.

В автоматизированной системе регистрация  документов осуществляется с использованием машиноориентированной

...