Примерная инструкция по делопроизводству в аппаратах министерств, государственных комитетов, ведомств, корпораций, концернов, асссоциаций, компаний и других центральных учреждений Республики Узбекистан (Приложение N 2 к Постановлению КМ РУз от 29.03.1999 г. N 140)

Функция недоступна

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к Постановлению КМ РУз

от 29.03.1999 г. N 140

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в аппаратах министерств,

государственных комитетов, ведомств, корпораций,

концернов, ассоциаций, компаний и других

центральных учреждений Республики

Узбекистан

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящая Примерная инструкция определяет правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в министерствах, государственных комитетах, ведомствах, корпорациях, концернах, ассоциациях, компаниях и других центральных учреждениях Республики Узбекистан *.

2. Ответственность за состояние делопроизводства возлагается на управление делами, общий отдел, канцелярию, секретаря; персонально - на руководителя этого структурного подразделения.

Работа с документами в структурном подразделении возлагается на секретаря или другое лицо, определенное для этой работы.

Управление делами, общий отдел, канцелярия осуществляют организационное и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.

3. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений со структурой аппарата, установленным порядком работы и инструкцией по делопроизводству в организации.

II. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

4. Состав управленческих документов определяется: компетенцией и функциями организаций; кругом управленческих действий по реализации функций управления; порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); объемом и характером взаимосвязей между организациями одного или различных уровней управления, утвержденных уставами, положениями и др. нормативными документами.

5. В целях сокращения количества применяемых форм документов организации разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель составляется на основе положений (уставов) об организации, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении табеля могут быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного сроков хранения.

Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем.

Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

III. СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ИСХОДЯЩИХ И

ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

6. Документы печатаются на соответствующих бланках.

Постоянные реквизиты на бланках организаций печатаются на государственном языке.

7. Наименование организации-автора документа и ее код указываются в соответствии с положением (уставом) об организации, Общим классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Они, как правило, должны быть напечатаны на бланке при его изготовлении.

8. На каждом документе (кроме писем) должен быть указан его вид (постановление, распоряжение, приказ, протокол, справка и т.д.).

9. Для большинства документов обязателен заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Например: приказ (о чем?) "о создании предприятия"; протокол (чего?) "заседания научного совета".

Допускается не указывать заголовок к тексту на документах формата А5 (148х210) и телеграммах.

10. Содержание документа излагается предельно сжато, короткими фразами, без сложных грамматических построений.

Сокращения применяются согласно Справочнику по написанию наименований государственных органов, общественных организаций и учреждений. Если в тексте перечисляются фамилии, географические наименования или административно-территориальные единицы, они располагаются в алфавитном порядке.

Если сплошной связный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Тексты документов рекомендуется разделять на две части: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения и т.п.

Сплошной связный текст документа может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

11. В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция и др.), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка и др.), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

12. В письмах используют формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "Узгосстандарт считает возможным").

13. Тексты телеграмм при отправке через абонентский пункт связи (областные хокимияты и столицы стран СНГ) пишутся полным текстом, а при отправке через почтовое отделение связи другим адресатам (в районы и частным лицам) в тексте телеграммы, по возможности, опускаются местоимения, союзы, предлоги, если при этом не искажается содержание. Цифровые данные, во избежание искажения, пишутся словами. В конце текста телеграммы указывается ее регистрационный номер, перед которым ставятся буквы НР, заменяющие слово "номер".

14. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л., в 2-х экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислять с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Например:

Приложение:

1. Справка о подготовке школ к новому

учебному году на 8 л. в 2-х экз.

2. Список школ на 3 л., в 2-х экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Заключение Постоянной комиссии по вопросам межнациональных отношений от 25.01.98 г. и приложение к нему, всего на 21 л., в 2-х экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: на 5 л., в 2-х экз. - в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

15. При адресовании документов необходимо соблюдать следующие правила:

- документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному лицу;

- наименование организации и структурное подразделение указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:

Электромеханический завод

Плановый отдел

Старшему экономисту

Зияеву К.X.;

- при адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору Института

"Узгипросельстрой"

Каюмову С.К.;

- если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно, например:

Начальникам главных

управлений, управлений и

отделов;

- документ не должен содержать больше четырех адресатов. Слово "копия" перед адресатами вторым, третьим, четвертым не указывается;

- при направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат;

- при адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например: 700000, г. Ташкент, ул. Хамида Алимджана, И, кв. 5 Ахмедову Т.А.

16. Даты в документах оформляются одним из двух способов: например,

12 января 1999 г. - 12.01.99 или 99.01.12.

Первый способ применяется преимущественно при указании дат в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, второй при датировании документов, резолюций на документах, виз, отметок об исполнении и т.д.

17. Документ подписывается руководящими работниками организации или другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действующим законодательством или иными правовыми актами (положением или уставом организации).

В состав реквизита "подпись" входит: наименование фактической должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и расшифровка подписи (инициал имени, отчества и фамилия).

Не допускается подписывать документы с предлогом "за", а также проставление наклонной черты перед наименованием должности.

Подписи двух должностных лиц проставляются на документах коллегиальных органов. Постановления, решения, протоколы рекомендуется подписывать руководителю и секретарю коллегиального органа.

В коллегиальных органах распоряжения, принимаемые в единоличном порядке, имеют одну подпись.

Две и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут ответственность несколько лиц (например, акты, финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций).

В документах, подготовленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших его, а распределение обязанностей в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии подпись В.В.Махмудов

Члены комиссии  подписи А.И.Акимов

Р.С.Абдурахманов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Директор института подпись З.А.Хашимов

Главный бухгалтер подпись В.В.Сабиров

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

Заместитель министра    Заместитель министра

здравоохранения      труда Республики

Республики Узбекистан     Узбекистан

подпись Ф.З.Камилов    подпись Т.С.Таджиев

18. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование может производиться как внутри организации (с различными структурными подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями, имеющими в соответствии с их компетенцией непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа).

Внутреннее согласование проекта документа оформляется визой, которая включает в себя личную подпись визирующего и дату визирования. При необходимости может быть указана должность визирующего. Расшифровка его подписи (инициалы и фамилия) обязательна, например:

Начальник юридического отдела

подпись  С.К.Максумов

24.01.99

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в организации, на лицевой стороне ниже подписи.

19. Внешнее согласование может быть оформлено грифом согласования, справкой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования состоит из слов "Согласовано", наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела кадров

Министерства юстиции Республики Узбекистан

подпись  А.С.Садыков

14.01.99

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО      СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания    Письмо Узглавархива

  профкома        12.01.99 N 01-4/185

  10.01.99 N 3

Грифы согласования располагают ниже реквизита "Подпись" или на отдельном листе согласования.

Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа.

20. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента подписания, утверждения.

Утверждаются документы руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которого входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор института

подпись С.Н.Рахимов

17.01.99

При утверждении документа руководителем вышестоящей или сторонней организации в наименование должности включают наименование организации, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор института "Узгипросельстрой"

подпись С.Н.Рахимов

17.01.99

Если документ утверждается постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДЕНО", названия документа в именительном падеже, с указанием его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказ директора института

20.01.99 N 5

или

УТВЕРЖДЕНО

Протокол собрания трудового

коллектива

15.01.99 N 3

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

21. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица, заверяется гербовой печатью. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ. Место хранения печати и лицо, ответственное за ее хранение, определяются руководителем организации.

22. Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются в самой организации (положение это не распространяется на архивные учреждения и нотариат).

При решении дел, касающихся приема граждан на работу, учебу, удовлетворения их трудовых, жилищных и других прав, при формировании личных дел организация может изготовить копии документов, выданных другими организациями и необходимых для решения вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.), в соответствии с действующим законодательством.

Копия документа изготовляется и выдается с разрешения руководителя организации или руководителя структурного подразделения.

Копия с документа воспроизводится полностью, включая элементы бланка, рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии.

На первом листе копии документа делается отметка "копия". Заверительная надпись составляется по форме: верно, наименование должности, личная подпись заверившего лица, его инициалы и фамилия, дата заверения копии. Например:

Инспектор отдела кадров

25.01.99      подпись  М.Т.Тураева

При пересылке копии с документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью.

Копийный экземпляр исходящего документа (отпуск) содержит визы лиц, составивших документ, и визы лиц, с которыми документ согласовывался. В него вносятся все исправления, сделанные при подписании подлинника. Текст бланка не воспроизводится, на его месте проставляется дата подписания и регистрационный индекс.

Размноженные экземпляры документов, не воспроизводящие факсимильно подпись подлинника, удостоверяются печатью.

На размноженном экземпляре указывается номер заказа и тираж.

23. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции, в состав которой должны входить следующие обязательные элементы: фамилия исполнителя (или исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (в необходимых случаях). Резолюция подписывается и датируется. Например:

Максимову А.А.

Прошу подготовить план

реализации продукции к

21.01.99

Мирзабаев 02.02.99

Резолюция, как правило, должна располагаться в верхней части документа ниже реквизита "адресат".

24. Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа, в левом нижнем углу. Например:

Азимбеков 441520

IV. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ

ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

Порядок обработки поступающих документов

25. Прием и первичная обработка документов осуществляются централизованно управлением делами, общим отделом, канцелярией или секретарем.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется наличие документов в нем (включая приложения).

При обнаружении недостачи или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается в общем отделе, канцелярии, у секретаря, второй направляется в организацию, откуда поступил пакет.

Ошибочно направленные документы отправляются по назначению в новых конвертах с приложением к документу конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.

Конверты от поступивших документов (в том числе обращений физических и юридических лиц) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе в нижней части первого листа проставляется регистрационный штамп, который включает сокращенное наименование организации получателя, дату поступления документа и его индекс.

Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям не вскрываются и передаются по назначению.

При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются на ВЦ без вскрытия упаковки.

26. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Обращения физических и юридических лиц передаются в специальные подразделения по рассмотрению таких обращений или в управление делами, общий отдел, канцелярию (секретарю).

Порядок организации работы с обращениями физических и юридических лиц, а также организация приема физических лиц и представителей юридических лиц руководителями организаций определяются отдельным Положением.

Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в управлении делами, общем отделе, канцелярии, секретарем.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из Аппарата Президента Республики Узбекистан, Кабинета Министров Республики Узбекистан и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства.

Остальные документы после предварительного рассмотрения в управлении делами, общем отделе, канцелярии, секретарем направляются заместителям руководителя согласно распределению обязанностей между ними.

27. Отработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение.

При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Документы, полученные из Аппарата Президента Республики Узбекистан и Кабинета Министров Республики Узбекистан, передаются исполнителям в течение часа после получения документа.

Порядок обработки отправляемых документов

28. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем в соответствии с действующими почтовыми правилами.

Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Недооформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

29. На заказанную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки.

Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям сохранности носителей и записанной на них информации.

Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

30. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

31. Учет количества документов.

Проводится как полный, так и выборочный учет документов организации (по отдельным структурным подразделениям или группам документов). Самостоятельно учитываются обращения физических и юридических лиц. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета. При работе на автоматизированной системе работы с документами - по соответствующим выходным формам.

Результаты учета документов обобщаются управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

32. Автоматизированная технология работы с документами осуществляется путем создания и внедрения автоматизированной обработки документов и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами (банками) данных.

Правила регистрации и индексирование документов

33. В индексе документа соблюдается следующая последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому  классификатору корреспондентов, исполнителей.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, указывается единая дата (самая поздняя дата подписания документа) и проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждой организацией-составителем. Номера пишутся через наклонную черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату, указанные на документе, на который дается ответ.

34. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Регистрации подлежат как машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

35. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от назначения, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, решения коллегии, акты ревизий, заявки на материально-техническое снабжение и др.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрационной группы.

Место регистрации документа закрепляется в Инструкции по делопроизводству или в табеле документов организации.

36. Документы регистрируются в регистрационно-контрольных карточках (РКК) или в журналах.

Карточки и журналы должны иметь следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа для поступающих в организацию документов), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа), номер дела.

В автоматизированной системе регистрация  документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа.

Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен и другими реквизитами, например: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложение и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использование оборотной стороны карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных картотек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Регистрация документов-ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

При ответах на документы из Аппарата Президента Республики Узбекистан, Кабинета Министров указывается номер и дата документа, на который направляется ответ.

Графа "Название документа" заполняется в соответствии с названием регистрируемого документа. При регистрации писем графа не заполняется. В графе "Автор (корреспондент)" при регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) - автора документа. При регистрации отправляемых документов записывается название организации (лица) - корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.

В графе "Дата документа" указывается дата, присвоенная документу организацией-автором, переносится тремя парами арабских цифр.

В графу "Индекс документа" переносится индекс с поступившего или отправляемого документа, присвоенный документу организацией-автором.

В графе "Дата поступления" отмечается дата поступления документа в организацию, переносится с регистрационного штампа тремя парами арабских цифр.

В графу "Индекс поступления" заносится индекс, присвоенный документу организацией-получателем, переносится с регистрационного штампа.

После исполнения документа дополняется номером дела по номенклатуре дел или другими индексами.

В графу "Заголовок документа" переносится заголовок, сформулированный на документе, или краткое содержание документа.

В графу "Резолюция" переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции.

В графе "Срок исполнения" проставляется число, месяц, год тремя парами арабских цифр, т.е. срок, к которому должен быть исполнен документ.

В графу "Отметка об исполнении" заносится краткая запись решения вопроса по существу или дата и индекс ответного документа.

В графу "Дело N" заносится индекс дела в соответствии с номенклатурой дел.

Обращения физических и юридических лиц регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы.

37. Для регистрации документов можно использовать вычислительную технику.

Справочные картотеки, информационно-поисковые массивы

38. Регистрационно-контрольные карточки помещаются в картотеках. Справочная картотека делится на две части: на исполненные и неисполненные документы.

Разделы и рубрики первой части картотеки соответствуют разделам и рубрикам номенклатуры дел, т.е. разделы картотеки соответствуют структурным подразделениям учреждения, а рубрики - заголовкам дел и их индексам по номенклатуре. Разделами второй части картотеки на неисполненные документы являются названия корреспондентов, структурных подразделений (исполнителей) или числа месяца.

39. Карточки из разделов второй части по мере исполнения документов с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются в соответствующий раздел и рубрику первой части картотеки.

40. В зависимости от конкретных задач в организациях могут создаваться, кроме справочной картотеки, картотеки по обращениям физических и юридических лиц и тематические картотеки к ведомственным нормативам, приказам, решениям и др.

41. Учетные карточки при машинной обработке документов могут систематизироваться по задачам, названиям и кодам документов, а внутри каждого вида - по номерам или наименованиям подразделений, фамилиям пользователей и т.д.

При больших объемах учетных документов, соответственно частых запросах целесообразно внедрить автоматизированную систему обработки документов.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ

ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

42. Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, разработку и реализацию плана контроля по наиболее важным и приоритетным вопросам социально-экономического развития отрасли, предварительную проверку и анализ хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководства, принятие мер персональной ответственности к руководителям, должностным лицам и работникам, не обеспечившим своевременное и качественное исполнение.

Контроль за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан, а также постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан осуществляется в соответствии с Основными положениями, утвержденными постановлением Кабинета Министров от 12 января 1999 г. N 12.

Основная работа по контролю осуществляется по:

схеме N 1 - организация исполнения и контроля за реализацией указов, распоряжений и поручений Президента Республики Узбекистан и работников его аппарата (приложение N 1);

схеме N 2 - организация подготовки исполнения и контроля за реализацией постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Узбекистан (приложение N 2);

схеме N 3 - учета, прохождения и организации контроля за исполнением корреспонденции, поступающей в аппарат министерств и ведомств (приложение N 3);

схеме N 4 - организация рассмотрения и контроля исполнения обращений физических и юридических лиц в министерствах и ведомствах (приложение N 4).

43. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, общего отдела, канцелярии, специально назначаемой группой или лицом.

Сроки исполнения документов

44. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

45. Поручения Кабинета Министров подлежат выполнению в течение 10 календарных дней со дня отправления документа, если не установлен иной срок.

46. Поручения по приведению законодательных актов и решений Правительства в соответствие с принятыми законами Республики Узбекистан подлежат выполнению в течение одного месяца, если иное не предусмотрено в постановлении Олий Мажлиса.

Руководители министерств и ведомств обязаны дать заключения по адресованным им проектам: законов - в течение 7 календарных дней, постановлений - 3 календарных дней, распоряжений - не более 2 календарных дней.

47. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять или изменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора.

48. Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения заданий, поручений, запросов, сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в регистрационно-контрольных карточках.

49. Перечень документов, подлежащих контролю и проверке исполнения по контрольным карточкам (приложение N 5):

N 1а, 1б - указы, распоряжения, протоколы поручений, поручения (письменные и устные) Президента Республики Узбекистан, поручения Секретариата и Государственных советников Президента Республики Узбекистан;

2а, 26 - постановления, распоряжения Кабинета Министров Республики Узбекистан, протоколы заседаний Кабинета Министров Республики Узбекистан и его Президиума; поручения Премьер-министра, заместителей Премьер-министра Республики Узбекистан, приказы, решения коллегиальных органов организации.

50. Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, исполнителям, группам документов.

51. Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, за пять дней до истечения срока.

Служба (группа) контроля постоянно анализирует положение дел с выполнением документов в структурных подразделениях, систематически информирует соответствующих руководителей о состоянии исполнительской дисциплины для принятия ими действенных мер, ежемесячно 25 числа представляет перечень контрольных поручений Президента Республики Узбекистан, его аппарата, постановлений и распоряжений Кабинета Министров, подлежащих исполнению в следующем месяце, обеспечивает своевременную подготовку предложений о снятии документов с контроля.

52. Управление делами, общий отдел, канцелярия, секретарь учитывают и обобщают данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

VI. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУР ДЕЛ

И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

53. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

54. В организациях составляются номенклатуры дел структурных подразделений, общественных организаций и на их основе - сводная номенклатура дел всей организации.

55. Номенклатура дел структурного подразделения и общественной организации составляется лицом, ответственным за документацию, с привлечением ведущих специалистов, согласовывается с ведомственным архивом и подписывается его руководителем (приложение N 6).

56. Сводная номенклатура дел составляется управлением делами, общим отделом, канцелярией, секретарем, согласовывается с центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) организации, затем с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения и утверждается руководителем организации (приложение N 7).

57. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК (ЭК) вышестоящей организации.

58. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями со сроками хранения, основными правилами работы ведомственных архивов.

59. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, номенклатура дел.

60. Каждому делу присваивается индекс, состоящий из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера по номенклатуре дел (например: 03-12). При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением "т.I, т.II" и т.д.

61. Номенклатура дел в организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предстоящего года по установленной форме, печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел пересоставляется и согласовывается заново, в случае изменения функции и структуры организации, но не реже одного раза в 5 лет.

Ежегодно она перепечатывается с соответствующими поправками и утверждается. Первый экземпляр сводной номенклатуры дел организации хранится в управлении делами, общем отделе, канцелярии, у секретаря, второй - используется в качестве рабочего, третий - должен находиться в ведомственном архиве, четвертый - остается в архивном учреждении, с которым согласовывалась номенклатура дел.

62. В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел и т.д. По окончании года в нее заносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел. Итоговая запись номенклатуры дел организации составляется на основе итоговых записей номенклатур дел структурных подразделений.

Формирование дел

63. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

64. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- помещать в дела машинограммы на общих основаниях.

В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики. Дело не должно превышать 250 листов.

65. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Обращения физических и юридических лиц по вопросам работы данной организации и подведомственных ей организаций, все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке или в алфавитном.

66. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

В зависимости от специфики деятельности организации переписка может группироваться также в пределах учебного года, срока созыва и т.д.

VII. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ

В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ

67. Организации обеспечивают отбор, учет, сохранность, качество отработки, использование документов постоянного срока хранения, образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение.

Для хранения документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения в организациях создаются ведомственные архивы или их функции возлагаются на другие структурные подразделения (специально выделенных должностных лиц).

Завершенные дела постоянного и долговременного сроков хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы, а затем сдаются в ведомственный архив по согласованию с руководителями организации.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документов

68. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, а также контроля за деятельностью экспертных служб подведомственных организаций в организациях создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

В подведомственных организациях и структурных подразделениях министерств, ведомств и центральных органов общественных организаций создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК).

Положения об экспертных комиссиях разрабатываются на основании действующих типовых положений, согласовываются с архивными учреждениями и утверждаются руководителем организации.

Экспертные комиссии являются совещательными органами, их решения утверждаются руководителями организации.

Заседания (ЦЭК, ЭК) протоколируются.

Экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней (типовых, ведомственных) документов с указанием срока хранения, с полистным просмотром дел постоянного хранения и с отметкой "ЭПК".

По результатам экспертизы ценности составляются описи документов постоянного и долговременного хранения.

Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом; акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел.

Для организаций, сдающих документы на госхранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения ЭПК архивного учреждения.

После утверждения актов документы и дела, выделенные к уничтожению, сдаются работниками службы документационного обеспечения или ведомственного архива организации в конторы по заготовке вторичного сырья.

Оформление дел

69. Дела постоянного и долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела.

Листы дела нумеруются черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Лист любого формата, подшитый в один край, нумеруется как один лист. Если лист сложен и подшит за середину, он нумеруется как два листа. Резолюция, составленная на отдельном от документа листе, подклеивается к соответствующему документу и нумеруется как самостоятельный лист.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы хранятся в скоросшивателях.

70. Обложку дел постоянного и долговременного хранения оформляют по установленной форме (приложение N 8).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

Дата на обложке должна соответствовать году заведения и окончания дела, в деле, имеющем документы за более ранние годы, чем год образования дела, под датой вносится запись: "имеются документы за ... годы".

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов каждого тома (части).

При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц, год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

При изменении названия организации (его структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое название этой организации (структурного подразделения).

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения следует производить четко, черными светостойкими чернилами или тушью.

В конце дела на отдельном листе помещается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела. Заверительная надпись подписывается работником, составившим ее, с указанием должности и даты составления.

Составление описей дел

71. На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются.

Описи дел структурных подразделений составляются работниками, ответственными за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения, долговременного хранения, дела по личному составу и иные однотипные дела (отчеты по темам, рационализаторские предложения и т.п.).

Описи дел составляются на дела каждого структурного подразделения организации, в бесструктурной организации - на все дела, образовавшиеся в процессе ее деятельности, заведенные в каждом календарном году.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив, и по которой он сдает дела на государственное хранение.

Описи дел структурного подразделения организации составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в ведомственный архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении (приложение N 9); опись на дела долговременного хранения имеет дополнительную графу: "срок хранения, статья по перечню".

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу, указывается дата.

72. Вместе с делами в ведомственный архив передаются регистрационно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

VIII. ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ВЕДОМСТВЕННОМ

АРХИВЕ И ПОРЯДОК ВЫДАЧИ ИХ ВО ВРЕМЕННОЕ

ПОЛЬЗОВАНИЕ

73. Заведующий ведомственным архивом при приемке документов и дел проверяет правильность оформления их.

74. Документы и дела в архиве хранятся в порядке, установленном Главным архивным управлением при Кабинете Министров Республики Узбекистан.

75. Дела выдаются из архива по запросам сотрудников организации под расписку.

Запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания на документах, полученных из архива.

76. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешаются. В исключительных случаях по запросам прокуратуры и судебных органов с разрешения руководителя организации изъятие производится с обязательным оставлением в деле точной заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника.

Взятые из архива документы должны возвращаться в архив по минованию надобности, но не позже 15 дней.

Заведующий архивом ведет контроль за своевременным возвратом документов и дел.

77. Допуск к делам и документам лиц, не работающих в организации, производится только по письменному разрешению руководителя организации.

78. Дела и документы хранятся в ведомственном архиве в течение 15 лет, после чего передаются в установленном порядке в Центральный государственный архив Республики Узбекистан.

79. На заведующего архивом возлагается ответственность за сохранность сданных в архив дел, подготовку их для сдачи на государственное хранение.

-----------------------------------

* В дальнейшем вместо слов "министерств, государственных комитетов, ведомств, корпораций, концернов, ассоциаций, компаний и других центральных учреждений Республики Узбекистан" употребляется слово "организация".

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

СХЕМА N 1

организации исполнения и контроля за реализацией

указов, распоряжений и поручений Президента

Республики Узбекистан в министерствах и ведомствах

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

СХЕМА N 2

организации подготовки, исполнения и контроля

за реализацией указов, распоряжений и поручений

Кабинета Министров

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3

СХЕМА N 3

учета, прохождения и организации контроля

за исполнением корреспонденции, поступившей

в аппарат министерств и ведомств

ПРИЛОЖЕНИЕ N 4

СХЕМА N 4

организации рассмотрения и контроля исполнения

обращений физических и юридических лиц

в министерствах и ведомствах

          

           

*) Обращения могут поступать в министерства и ведомства через вышестоящие государственные органы или по принадлежности также через другие государственные органы. В необходимых случаях рассмотрение обращений граждан берется на контроль вышестоящим государственным органом.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 5

ДЛЯ МИНИСТЕРСТВ И ВЕДОМСТВ

________________________________________________________________________

¦                  ¦

¦      КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА N 1а   Дата   ¦

¦   Вид документа (Указ, распоряжение, поручение Президента) ¦

¦                  ¦

¦  от (дата)      N (номер документа)   ¦

¦                  ¦

¦ Дата поступления в    (дата)        ¦

¦ (министерство, ведомство)           ¦

¦                  ¦

¦ Карточка  (номер)   Регистрационный номер   (номер) ¦

¦            н/з   (номер) ¦

¦                  ¦

¦ - НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА: __________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - РЕЗОЛЮЦИЯ ПРЕЗИДЕНТА: ____________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - ПОРУЧЕНИЕ СЕКРЕТАРИАТА (ГОССОВЕТНИКА) ПРЕЗИДЕНТА: ________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ: __________________________________________ ¦

¦ (министерства, ведомства)           ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный (ФИО, должность)    Срок: (дата)   ¦

¦                  ¦

¦ - ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ: ________________________________________________ ¦

¦ (министерства, ведомства)           ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный за контроль: (ФИО, должность)       ¦

¦                  ¦

¦ -КОНТРОЛЬНЫЕ ПУНКТЫ: _______________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный за контроль:     Исполнитель:   ¦

¦ ФИО, дожность       облуправление, организация, ¦

¦          предприятие     ¦

¦ Срок доклада - (дата)    Срок исполнения - (дата)  ¦

¦                  ¦

¦ - ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ: _____________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦

¦ ¦ Ф.И.О. получившего документ ¦ Роспись ¦  Дата ¦ Время ¦ ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦

¦ ¦ 1.       ¦    ¦   ¦   ¦ ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦

¦ ¦ 2.       ¦    ¦   ¦   ¦ ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦

¦ ¦ 3.       ¦    ¦   ¦   ¦ ¦

¦ ____________________________________________________________________ ¦ ________________________________________________________________________

ДЛЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОТРАСЛЕВЫХ

ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ И

ПРЕДПРИЯТИЙ

________________________________________________________________________

¦                  ¦

¦      КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА N 1б    Дата ¦

¦       Вид документа        ¦

¦                  ¦

¦    от (дата)       N (номер док-та)  ¦

¦                  ¦

¦ Дата поступления в    (дата)        ¦

¦ (территориальный отраслевой           ¦

¦ орган управления, предприятие)          ¦

¦                  ¦

¦ Карточка N     Регистрационный номер   (номер) ¦

¦            н/з   (номер) ¦

¦                  ¦

¦ - НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА: _________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - ПОРУЧЕНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ОРГАНА: __________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - ПОРУЧЕНИЕ РУКОВОДИТЕЛЯ : ________________________________________ ¦

¦ (территориального отраслевого          ¦

¦ органа управления, предприятия)          ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный: (ФИО, дожность)   Срок: (дата)    ¦

¦                  ¦

¦ - ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ: _______________________________________________ ¦

¦ территориального отраслевого           ¦

¦ органа управления, предприятия)          ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный за контроль: (ФИО, должность)       ¦

¦                  ¦

¦ - КОНТРОЛЬНЫЕ ПУНКТЫ: _____________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ 1.                 ¦

¦                  ¦

¦ 2.                 ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный за контроль:      Исполнитель:   ¦

¦                  ¦

¦ ФИО, должность         организация и др.  ¦

¦ Срок доклада - (дата)      Срок исполнения -(дата) ¦

¦                  ¦

¦ - ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ: ____________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ Ф.И.О.  ¦  Роспись ¦ Дата  ¦  Время   ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 1.   ¦    ¦   ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 2.   ¦    ¦   ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 3.   ¦    ¦   ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦ _______________________________________________________________________

ДЛЯ МИНИСТЕРСТВ И ВЕДОМСТВ

________________________________________________________________________

¦                  ¦

¦      КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА N 2а    Дата ¦

¦                  ¦

¦      Вид документа (постановление, распоряжение,  ¦

¦       поручение КМ)        ¦

¦     от (дата)     N (номер док-та)  ¦

¦                  ¦

¦ Дата поступления в   (дата)         ¦

¦ (министерство, ведомство)           ¦

¦                  ¦

¦ Карточка (номер)    Регистрационный номер  (номер) ¦

¦             н/з  (номер) ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА: __________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ: __________________________________________ ¦

¦ (министерства, ведомства)           ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный: ФИО, должность   Срок: (дата)     ¦

¦                  ¦

¦ - ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ: ________________________________________________ ¦

¦ (министерства, ведомства)           ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный за контроль: (ФИО, должность)       ¦

¦                  ¦

¦ - КОНТРОЛЬНЫЕ ПУНКТЫ: ______________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ 1.                 ¦

¦                  ¦

¦ 2.                 ¦

¦                  ¦

¦ 3.                 ¦

¦                  ¦

¦ 4.                 ¦

¦______________________________________________________________________¦

¦                  ¦

¦ Ответственный за контроль:    Исполнитель:    ¦

¦           облуправление, организация, ¦

¦ ФИО, должность       предприятие     ¦

¦ Срок доклада - (дата)     Срок исполнения - (дата) ¦

¦                  ¦

¦ ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ: _______________________________________________ ¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦Ф.И.О. получившего документ ¦ Роспись ¦ Дата Время  ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦1.       ¦    ¦      ¦¦

¦ ______________________________________________________________________

¦ ¦2.       ¦    ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦3.       ¦    ¦      ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

ДЛЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОТРАСЛЕВЫХ

ОРГАНОВ УПРАВЛЕНИЯ И ПРЕДПРИЯТИЙ

_______________________________________________________________________

¦                  ¦

¦      КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА N 2б   Дата   ¦

¦       Вид документа        ¦

¦    от (дата)       N (номер док-та) ¦

¦                  ¦

¦ Дата поступления в   (дата)         ¦

¦ (территориальный отраслевой           ¦

¦ орган управления, предприятия)          ¦

¦                  ¦

¦ Карточка (номер)    Регистрационный номер  (номер) ¦

¦             н/з  (номер) ¦

¦                  ¦

¦ - НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА: ___________________________________________¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - ПОРУЧЕНИЕ ВЫШЕСТОЯЩЕГО ОРГАНА: ___________________________________ ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ - РЕЗОЛЮЦИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ: __________________________________________ ¦

¦ (территориально отраслевого           ¦

¦ органа управления, предприятия)          ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный: (ФИО, должность)    Срок: (дата)   ¦

¦                  ¦

¦ - ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ: ________________________________________________ ¦

¦ (территориального отраслевого          ¦

¦ органа управления, предприятия)          ¦

¦                  ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный за контроль: (ФИО, должность)       ¦

¦                  ¦

¦ - КОНТРОЛЬНЫЕ ПУНКТЫ: ______________________________________________ ¦

¦                  ¦

¦ 1.                 ¦

¦                  ¦

¦ 2.                 ¦

¦                  ¦

¦ Ответственный за контроль:     Исполнитель:   ¦

¦                  ¦

¦ ФИО, должность        организация и др.  ¦

¦ Срок доклада - (дата)      Срок исполнения - (дата)¦

¦                  ¦

¦ - ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ:______________________________________________ ¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ Ф.И.О.   ¦ Роспись  ¦  Дата ¦ Время   ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 1.    ¦    ¦    ¦     ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 2.    ¦    ¦    ¦     ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦

¦ ¦ 3.    ¦    ¦    ¦     ¦¦

¦ _____________________________________________________________________¦ ________________________________________________________________________

ПРИЛОЖЕНИЕ N 6

к п.55

Наименование организации

Наименование структурного

подразделения (общественной

организации)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________ N ____________

_________________________

(Место составления)

на ___________ год

__________________________________________

Название раздела

дата

-----------------------------------

* При наличии ЭК структурного подразделения

Формат А4 (210 х 297)

ФОРМА

номенклатуры дел структурного

подразделения (общественной организации)

организации

Продолжение приложения 6

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году

в структурном подразделении (общественной организации)

дата

Итоговые сведения переданы в службу документации организации

дата

ПРИЛОЖЕНИЕ N 7

к п. 56

_____________________________________________

Название раздела

Дата

Виза зав. ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

-----------------------------------

* Здесь и далее ссылку на протокол ЦЭК (ЭК) организации или ЭПК архивного учреждения рекомендуется заверять подписью соответственно председателя ЦЭК (ЭК) или ЭПК.

Продолжение приложения 7

ИТОГОВАЯ ЗАПИСЬ

о категориях и количестве дел, заведенных

в _______ году в организации

_______________________________________

дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

ПРИЛОЖЕНИЕ N 8

к п. 70

________________________________

Ф.N ____________________

       

Оп.N ___________________ 

       

Д.N ____________________  __________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

(Наименование организации и структурного подразделения)

ДЕЛО N ___________ том N ____

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

__________________________________________________________

(Заголовок дела)

__________________________________________________________

(Год)

На _________ лист

Хранить _________

_________________________

Ф.N _______________

     

Оп.N ______________

      ¦

Д.N _______________

_________________________

ПРИЛОЖЕНИЕ N 9

к п. 71

УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

подпись  расшифровка

подписи

Дата

ФОНД N

ОПИСЬ N

дел постоянного хранения

за ___________ год

________________________________________________________

Название раздела (структурного подразделения организации)

В данный раздел описи внесено __________________________________

(цифрами и прописью)

дел, с N ____________ по N ___________ в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Дата

Продолжение приложения 9

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ОПИСИ N ___________________ (ф. N __________)

Всего в настоящей описи пронумеровано __________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера ______________

пропущенные номера ___________

Дата

Форма листа-заверителя описи дел