Положение о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан (Приложение N 2 к Постановлению КМ РУз от 05.04.2012 г. N 101)

Функция недоступна

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к Постановлению КМ РУз

от 05.04.2012 г. N 101

ПОЛОЖЕНИЕ

о Государственном каталоге

Национального архивного фонда

Республики Узбекистан

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Настоящее Положение о Государственном каталоге Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее - Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Узбекистан "Об архивном деле" и определяет единый порядок ведения централизованного государственного учета архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее - НАФ).

II. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

2. В настоящем Положении применяются следующие основные понятия:

Государственный каталог Национального архивного фонда - учетный документ, содержащий основные сведения об объеме и составе архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан;

карточка фонда - карточка, содержащая сведения о количестве, составе, месте хранения архивных документов и предназначенная для учета фондов и общего количества единиц хранения в территориальных управлениях по архивному делу и национальных архивов Узбекистана;

единица хранения - обособленная группа документов (отдельный документ), учитываемая в архиве под самостоятельным номером (дело, проект, альбом, фотодокумент, рулон кинопленки, микрофильм и т.п.);

фондовый каталог - каталог, состоящий из карточек фондов и предназначенный для централизованного учета сведений об объеме и составе архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ;

источники комплектования архива - юридические и физические лица (фондообразователи), систематически пополняющие архивы профильными для них документами, имеющими историческое, политическое, экономическое, научное, социальное, культурное и другое архивное значение.

III. ЦЕЛЬ И ЗАДАЧИ ГОСУДАРСТВЕННОГО

КАТАЛОГА НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА

РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН

3. Государственный каталог Национального архивного фонда Республики Узбекистан (далее - Государственный каталог) является централизованным государственным учетом архивных фондов, архивных документов, включенных в состав НАФ и находящихся на ответственном хранении в государственных и негосударственных архивах (далее - архивы), а также в ведомственных архивах.

4. Государственный каталог ведется для:

систематического и централизованного учета, контроля состава и объема архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ, их пополнения, движения и передачи на постоянное хранение в архивы;

систематического формирования единой базы данных по составу и объему архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ, по их изменению, а также местам их хранения.

IV. ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО

КАТАЛОГА НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО

ФОНДА РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН

5. Ведение Государственного каталога возлагается на Агентство "Узархив" Республики Узбекистан (далее - Агентство "Узархив").

6. Включение архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ, в Государственный каталог осуществляется на основании ежегодно представляемых в Агентство "Узархив" сведений о составе, объеме соответствующих архивных фондов и об их изменениях (далее - сведения) по форме согласно приложению N 1.

7. Сведения в Агентство "Узархив" представляют:

национальные архивы Узбекистана;

территориальные управления по архивному делу Агентства "Узархив";

министерства и ведомства, отраслевые государственные фонды и организации, осуществляющие постоянное хранение документов НАФ.

Сведения представляются в Агентство "Узархив" ежегодно не позднее 15 января по состоянию на 1 января календарного года.

Территориальные управления по архивному делу представляют в Агентство "Узархив" сводные сведения по архивным фондам, архивные документы которых включены в состав НАФ, хранящиеся в архивах и ведомственных архивах в соответствующем регионе.

Архивы ежегодно не позднее 5 января должны представлять соответствующему территориальному управлению по архивному делу, по состоянию на 1 января календарного года, сведения по их архивным фондам, а также по архивным фондам ведомственных архивов, являющихся источниками комплектования данного архива, осуществляющих временное хранение документов, включенных в состав НАФ, по форме согласно приложению N 1.

Организации и негосударственные архивы, являющиеся основными источниками накопления, представляют в архивы раз в два года не позднее 5 января через информационную систему агентства "Узархив" сведения о хранящихся у них архивных документах по состоянию на 1 января.

8. Руководитель организации, представившей сведения, несет ответственность за их достоверность.

9. Государственный каталог ведется ответственным лицом, назначаемым директором Агентства "Узархив" (далее - ответственное лицо).

10. Ответственное лицо проверяет качество и достоверность представленных сведений: наименование, переименование, подчиненность, хронологические рамки деятельности организации - фондообразователя, объем единиц хранения и состав документов сверкой этих сведений с данными предыдущих лет.

При обнаружении недостоверных сведений ответственное лицо информирует об этом исполнителя, который обязан в двухнедельный срок устранить выявленные недостатки.

11. Сведения после проверки ответственным лицом вносятся в Государственный каталог с подведением итога по соответствующим графам.

12. В целях обеспечения информативности в Государственный каталог вводятся следующие разделы и подразделы:

Раздел I - Государственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан;

подразделы:

1.1. Государственные архивы;

1.2. Организации, которым дано право постоянного хранения документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан;

1.3. Источники комплектования государственных архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в государственную часть НАФ.

Раздел II - Негосударственная часть Национального архивного фонда Республики Узбекистан;

подразделы:

2.1. Государственные архивы;

2.2. Негосударственные архивы;

2.3. Источники комплектования архивов, осуществляющие временное хранение архивных документов, включенных в негосударственную часть НАФ;

2.4. Личные архивные документы физических лиц, включенные в негосударственную часть НАФ.

13. Государственный каталог ведется по формам согласно приложениям NN 2 и 3 к настоящему Положению.

Для присвоения индекса архивам в Агентстве "Узархив" ведется Реестр государственных и негосударственных архивов (далее - реестр), который уточняется ежегодно к 1 января календарного года и переутверждается директором Агентства "Узархив" каждые 5 лет. Основанием для включения архива в реестр является наличие соответствующих учредительных документов данного архива.

Номер индекса архива в Государственном каталоге должен соответствовать номеру по порядку данного архива в реестре и указывается по схеме:

Г-[N реестра] - для государственных архивов;

Н-[N реестра] - для негосударственных архивов.

В графе 1 подразделов 1.3, 2.3, 2.4 указывается индекс архива, соответствующего источнику комплектования.

В графе 3 указывается номер архивного фонда, который присвоен данному архивному фонду в архиве.

14. В случае образования в течение календарного года новых архивных фондов в месячный срок после их формирования архивы должны представить в Агентство "Узархив" карточки фондов по форме согласно приложению N 4.

Представленные карточки фондов проверяются ответственным лицом и после подтверждения полноты и достоверности сведений вливаются в фондовый каталог. Не допускается вливание в фондовый каталог карточек фондов с неполной и неточной информацией.

V. ИСКЛЮЧЕНИЕ АРХИВНЫХ ФОНДОВ

ИЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО КАТАЛОГА НАЦИОНАЛЬНОГО

АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН

15. Исключение архивных фондов из Государственного каталога производится в случаях:

объединения фондов;

безвозвратной утраты или разрушения архивных фондов вследствие чрезвычайных обстоятельств.

16. Исключение архивных фондов из Государственного каталога осуществляется Агентством "Узархив" в соответствии с решениями об исключении архивных фондов из государственного каталога экспертно-проверочной комиссии территориального управления архивного дела или  экспертно-проверочной методической комиссии Национального архива Узбекистана после утверждения указанных решений Центральной экспертно-проверочной комиссией Агентства "Узархив".

Информация о выбытии архивных фондов включается в Сведения о составе, объеме фондов и об их изменениях на 1 января последующего года. На основании этих сведений архивные фонды исключаются из Государственного каталога.

17. Государственный каталог ведется в электронном виде, с обеспечением необходимых мер защиты и безопасности информационных данных, и после внесения изменений ежегодно к концу года распечатывается в бумажном виде, переплетается, прошнуровывается, опечатывается и хранится в Агентстве "Узархив".

18. Ежегодно ответственным лицом проводится анализ и составляется аналитическая справка о состоянии учета архивных фондов, архивные документы которых включены в состав НАФ.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 1

к Положению

_______________________________________

    (название архива или ведомственного архива)

СВЕДЕНИЯ

о составе, объеме фондов и об их изменениях

на 01.01 … г.

    

Итого: за 20___ г. поступило _____ фондов _____ ед. хр. _____ (документов) листов

выбыло _____ фондов _____ ед. хр. _____ (документов) листов

созданы страховые копии на _____ ед. хр.

На 01.01.20_____ г. в архиве по списку фондов числится с N _____ по N _____ номеров фондов,

в том числе: номеров, числящихся в наличии _____ фондов _____ ед. хр. _____ (документов) листов

номеров фондов, переданных и объединенных _____ фондов

утраченных _____ фондов

свободных номеров _____

____________________    ____________________    ____________________

        (руководитель)                           (подпись)                   (расшифровка подписи)

"___" _____________ 20___ г.

Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01…..г.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

к Положению

АГЕНТСТВО "УЗАРХИВ" РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КАТАЛОГ

НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА

РЕСПУБЛИКИ УЗБЕКИСТАН

    

     

Форма титульного листа Государственного каталога

Национального архивного фонда Республики Узбекистан

Формат А 4 (210 х 297)

ПРИЛОЖЕНИЕ N 3

к Положению

    

    

     

*) В каждом конкретном случае указывается количество личного состава - л/с, личного происхождения - л/п.

ПРИЛОЖЕНИЕ N 4

к Положению

КАРТОЧКА ФОНДА

Форма карточки фонда (лицевая сторона)

Формат А4 (148 х 210)

  

  

     

     

Предыдущий номер фонда _______________________________________

Примечание: ___________________________________________________

_________________________     __________     _______________________

        (наименование должности)                  (подпись)        (расшифровка подписи работника)

"___" __________ 20___ г.

Форма карточки фонда (оборотная сторона)

Формат А4 (148 х 210)

"Собрание законодательства Республики Узбекистан",

2012 г., N 15, ст. 168

"Собрание постановлений Правительства Республики Узбекистан",

2012 г., N 4, ст. 23