Правила нотариального делопроизводства в нотариальных конторах (Утверждены Приказом министра юстиции от 22.12.2010 г. N 308-мх, зарегистрированным МЮ 22.12.2010 г. N 2170)

Функция недоступна

ПРИЛОЖЕНИЕ

к Приказу министра юстиции

от 22.12.2010 г. N 308-мх,

зарегистрированному МЮ

22.12.2010 г. N 2170

Настоящие   Правила    утверждены  на  государственном   языке.

Авторский перевод текста на русский язык выполнен экспертами

информационно-поисковой  системы  и  газеты "Норма"  и носит

информационный    характер.  При    возникновении   неясностей

следует    обращаться    к    тексту    нормативно-правового   акта

на узбекском языке.

ПРАВИЛА

нотариального делопроизводства

в нотариальных конторах

Настоящие Правила в соответствии с законами Республики Узбекистан "О нотариате", "Об обращениях физических и юридических лиц" и "Об архивном деле", постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 29 марта 1999 года N 140 "Об утверждении нормативных документов по делопроизводству и организации контроля исполнения в органах государственной власти и управления Республики Узбекистан" и другими нормативно-правовыми актами определяют порядок нотариального делопроизводства, сроки и порядок хранения нотариальных документов в нотариальных конторах.

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Согласно статье 1 Закона Республики Узбекистан "О нотариате" нотариат в Республике Узбекистан является правовым институтом, призванным обеспечивать защиту прав и законных интересов физических и юридических лиц путем совершения нотариусами предусмотренных законом нотариальных действий и непосредственно связанных с ними действий правового и технического характера.

2. Организация нотариального делопроизводства в нотариальных конторах осуществляется в соответствии с настоящими Правилами.

3. Ответственным за правильную организацию нотариального делопроизводства является нотариус, осуществляющий руководство нотариальной конторой.

Нотариальное делопроизводство и (или) ведение архивного дела в государственных нотариальных конторах возлагается приказом руководителя Министерства юстиции Республики Каракалпакстан, управлений юстиции областей и города Ташкента (далее - управления юстиции) на одного из работников нотариальной конторы, а у нотариусов, занимающихся частной практикой, приказом нотариуса возлагается на самого нотариуса или на одного из его работников.

При увольнении или переводе на другую работу лица, на которое возложено нотариальное делопроизводство и (или) ведение архивного дела (далее - ответственное лицо), документы на основании акта передаются вновь назначенному работнику.

4. Согласно статье 6 Закона Республики Узбекистан "О нотариате" нотариусу, другим должностным лицам, совершающим нотариальные действия, а также лицам, которым о совершаемых нотариальных действиях стало известно в связи с выполнением ими служебных обязанностей, запрещается разглашать ставшие известные им сведения, в том числе и после прекращения трудового договора.

Гражданину, подписавшему сделку, заявление или иной документ по поручению другого гражданина, который вследствие физических недостатков, болезни или по каким-либо иным причинам не может собственноручно расписаться, переводчику (сурдопереводчику), переводившему документ, и другим лицам запрещается разглашать ставшие известными им сведения.

II. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ

5. В соответствии с законами Республики Узбекистан "О государственном языке" и "О нотариате" нотариальное делопроизводство и нотариальные действия в нотариальных конторах совершаются на государственном языке.

При совершении нотариальных действий текст документа по требованию юридических и физических лиц оформляется нотариусом на русском языке или, при возможности, на другом приемлемом языке.

6. Совершаемые нотариусами нотариальные действия оформляются в соответствии с требованиями Закона Республики Узбекистан "О нотариате" и Инструкции о порядке совершения нотариальных действий нотариусами.

7. Наименование вида документа (справка, отчет и др.) указывается в каждом документе (за исключением писем).

8. Тексты документов пишутся на одной стороне листа формата А4 (210х297) и А5 (148x210) без уменьшения масштаба. При этом следует принимать во внимание следующее:

текст пишется черным цветом с оставлением полей: слева - 3 см, справа - 1,5 см, сверху и снизу - по 2 см.

абзац текста начинается после пропуска поля из 6 печатных знаков;

на верхней части страниц документа (кроме первой страницы) по центру проставляется порядковый номер страницы, начиная с цифры "2";

текст пишется с междустрочным интервалом в 1,2.

9. Все документы, связанные с делопроизводством нотариальной конторы, отправляются в соответствующие организации, должностным лицам и гражданам.

При отправке документа наименование организации указывается в именительном падеже, должность и фамилия должностного лица, а также фамилия гражданина - в дательном падеже.

Адрес организации, куда отправляется документ, указывается после ее названия. При отправке документа гражданину сначала пишется его адрес, затем - инициалы и фамилия.

В письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который отправляется ответ.

10. При написании даты в тексте оформляемых документов используются цифры. Дата указывается арабскими цифрами, в одну строку и в следующей последовательности: год, день, месяц (в документах, подготовленных на русском языке, - день, месяц, год).

11. При наличии в документах приложений они оформляются следующим образом:

если приложение указано в тексте документа, указывается количество листов приложения;

если приложения не указаны в тексте документа, перечисляются наименования приложений;

если письма направляются нескольким адресатам и одному из них отправляется приложение, в таком случае указывается, кому направлено приложение.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

12. Запрещается отправлять и приходовать невзаимосвязанные документы одним сопроводительным письмом.

13. Все отправляемые документы подписываются нотариусом.

При подписании документа указываются наименование нотариальной конторы, инициалы и фамилия нотариуса.

Не допускается подписывать документы, проставляя слова "за него(ее)", а также косую черту перед наименованием должности.

III. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

14. Все документы, требующие исполнения, в том числе заявления, регистрируются в нотариальной конторе в установленном порядке. Письма, не относящиеся к деятельности нотариальной конторы, личная переписка, поздравительные, пригласительные и аналогичная переписка не регистрируются.

После исполнения документы подшиваются в дело, указанное в типовой номенклатуре дел нотариальной конторы, по форме, приведенной в приложении N 1 к настоящим Правилам.

15. Для регистрации документов в нотариальных конторах и контроля за их исполнением используется автоматизированная информационная система "Нотариус" (далее - Система).

16. На первой странице зарегистрированных документов (в левой нижней части) проставляется штамп нотариальной конторы и записываются входящий номер документа и дата его принятия.

17. При обнаружении недостачи документов или их непригодного состояния ответственное лицо составляет об этом акт в двух экземплярах, который подписывается нотариусом. Один экземпляр акта направляется отправителю документов с приложением документов.

18. Конверт от поступивших документов хранится в случаях, когда только по конверту можно определить адрес их отправителя, а также время отправки и получения документа, при этом конверт прилагается к этим документам.

Конверты, в которых поступили заявления, жалобы и предложения граждан, не уничтожаются, а хранятся вместе с этими документами.

19. Ошибочно направленные документы отправляются по соответствующим адресам в новых конвертах с приложением к ним конверта, в котором они поступили, или возвращаются отправителю.

20. После регистрации поступивших в нотариальную контору документов нотариус в тот же день решает вопрос об их исполнении и сроках исполнения.

21. Документ считается исполненным после решения всех указанных в нем вопросов и предоставлении ответа его отправителю. На исполненном документе делается отметка об его исполнении и подшивке в дело.

При отсутствии документа, удостоверяющего исполнение документа, отметка об исполнении документа проставляется в нижней части его первого листа или - при отсутствии места - на оборотной стороне первого листа, а также пишется слово "в дело" и указывается номер дела, в которое должен быть подшит исполненный документ.

22. Отправляемый документ регистрируется в Системе и ему присваивается соответствующий порядковый номер.

23. Документы в нотариальных конторах отправляются через почтовую связь, электронную почту, курьера или лично выдаются отправителю (его представителю).

IV. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ

24. Контроль за состоянием исполнения всех зарегистрированных документов осуществляется управлением