Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фондининг Давлат каталоги тўғрисида Низом (ЎзР ВМ 05.04.2012 й. 101-сон қарорига 2-илова)

Функция недоступна

Вазирлар Маҳкамасининг

2012 йил 5 апрелдаги

101-сон қарорига

2-ИЛОВА

Ўзбекистон Республикаси Миллий архив

фондининг Давлат каталоги тўғрисида

НИЗОМ

I. УМУМИЙ ҚОИДАЛАР

1. Ушбу Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фондининг Давлат каталоги тўғрисидаги Низом (кейинги ўринларда Низом деб аталади) "Архив иши тўғрисида"ги Ўзбекистон Республикаси Қонунига мувофиқ ишлаб чиқилган ва архив ҳужжатлари Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фонди (кейинги ўринларда МАФ деб аталади) таркибига киритилган архив фондларининг марказлаштирилган давлат ҳисобини юритишнинг ягона тартибини белгилайди.

II. УМУМИЙ ТУШУНЧАЛАР

2. Ушбу Низомда қуйидаги асосий тушунчалар қўлланилади:

Миллий архив фондининг Давлат каталоги - архив ҳужжатлари Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фонди таркибига киритилган архив фондларининг ҳажми ва таркиби тўғрисидаги асосий маълумотлардан иборат бўлган ҳисобга олиш ҳужжати;

фонд варақаси - архив ҳужжатларининг сони, таркиби, сақланиш жойи ҳақидаги маълумотлардан иборат бўлган ҳамда архив иши бўйича ҳудудий бошқармалардаги ва Ўзбекистон миллий архивларидаги фондларни ва сақлов бирликларининг умумий сонини ҳисобга олиш учун мўлжалланган варақа;

сақлов бирлиги - архивдаги ўз ҳисоб рақамига эга бўлган (йиғмажилд, лойиҳа, альбом, фотоҳужжат, киноленталар ўрами, микрофильм ва ҳ.к.) алоҳида ҳужжатлар гуруҳи (алоҳида ҳужжат);

фонд каталоги - фондлар варақаларидан иборат бўлган ҳамда архив ҳужжатлари МАФ таркибига киритилган архив фондларининг ҳажми ва таркиби тўғрисидаги маълумотларнинг марказлаштирилган ҳисобини юритиш учун мўлжалланган каталог;

архивни жамлаш манбалари - архивларни уларнинг йўналиши бўйича тарихий, сиёсий, иқтисодий, илмий, ижтимоий, маданий ва бошқа архив аҳамиятига эга бўлган ҳужжатлар билан тизимли равишда тўлдириб борувчи юридик ва жисмоний шахслар (фондларни ташкил этувчилар).

III. ЎЗБЕКИСТОН РЕСПУБЛИКАСИ МИЛЛИЙ

АРХИВ ФОНДИ ДАВЛАТ КАТАЛОГИНИНГ

МАҚСАДИ ВА ВАЗИФАЛАРИ

3. Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фондининг Давлат каталоги (кейинги ўринларда Давлат каталоги деб аталади) МАФ таркибига киритилган ҳамда давлат ва нодавлат архивлари (кейинги ўринларда архивлар деб аталади), шунингдек идоравий архивларнинг масъул сақловида бўлган архив фондлари, архив ҳужжатларининг марказлаштирилган давлат ҳисобидир.

4. Давлат каталоги:

архив ҳужжатлари МАФ таркибига киритилган архив фондларининг таркиби, ҳажми, уларнинг тўлдириб борилиши, ҳаракати ва архивларга доимий сақлашга берилишининг тизимли ва марказлаштирилган ҳисобини, назоратини олиб бориш;

архив ҳужжатлари МАФ таркибига киритилган архив фондларининг таркиби ва ҳажми, уларнинг ўзгариши, шунингдек уларни сақлаш жойлари бўйича ягона маълумотлар базасини тизимли шакллантириш учун юритилади.

IV. ЎЗБЕКИСТОН РЕСПУБЛИКАСИ МИЛЛИЙ

АРХИВ ФОНДИНИНГ ДАВЛАТ КАТАЛОГИНИ

ЮРИТИШ ТАРТИБИ

5. Давлат каталогини юритиш Ўзбекистон Республикаси "Ўзархив" агентлигига (кейинги ўринларда "Ўзархив" агентлиги деб аталади) юкланади.

6. Архив ҳужжатлари МАФ таркибига киритилган архив фондларини Давлат каталогига киритиш "Ўзархив" агентлигига 1-иловага мувофиқ шакл бўйича ҳар йили тақдим этиладиган тегишли архив фондларининг таркиби, ҳажми ва уларнинг ўзгаришлари тўғрисидаги маълумотлар (кейинги ўринларда маълумотлар деб аталади) асосида амалга оширилади.

7. "Ўзархив" агентлигига маълумотларни қуйидагилар тақдим этади:

Ўзбекистон миллий архивлари;

"Ўзархив" агентлигининг архив иши бўйича ҳудудий бошқармалари;

МАФ ҳужжатларини доимий сақлаётган вазирликлар, идоралар, тармоқ давлат фондлари ва ташкилотлар.

Маълумотлар "Ўзархив" агентлигига ҳар йили календарь йилнинг 1 январь ҳолатига кўра 15 январдан кечикмай тақдим этилади.

"Ўзархив" агентлигига архив иши бўйича ҳудудий бошқармалар томонидан архив ҳужжатлари МАФ таркибига киритилган архив фондлари, тегишли ҳудуддаги архивларда ва идоравий архивларда сақланаётган ҳужжатлар тўғрисидаги йиғма маълумотлар тақдим этилади.

Архивлар МАФ таркибига киритилган, вақтинча сақловда бўлган ўз архив фондлари, шунингдек идоравий архивларнинг архив фондлари ва уларнинг жамлаш манбалари тўғрисидаги маълумотларни тегишли архив иши ҳудудий бошқармасига 1-иловага мувофиқ шакл бўйича календарь йилнинг 1 январь ҳолати бўйича 5 январдан кечикмай тақдим этиши шарт.

Архивларга уларнинг асосий жамлаш манбалари бўлган ташкилотлар ҳамда нодавлат архивлари томонидан "Ўзархив" агентлигининг ахборот тизими орқали ўзларида сақланаётган архив ҳужжатлари тўғрисидаги маълумотларни ҳар икки йилда бир маротаба 1 январь ҳолати бўйича 5 январдан кечиктирмай тақдим этади.

8. Ташкилот раҳбари тақдим этилган маълумотларнинг ҳаққонийлиги учун жавоб беради.

9. Давлат каталоги "Ўзархив" агентлиги директори тайинлайдиган масъул шахс (кейинги ўринларда масъул шахс деб аталади) томонидан юритилади.

10. Масъул шахс тақдим этилган маълумотларнинг сифати ва ҳаққонийлигини: фонд ташкил этувчи ташкилотнинг номланишини, қайта номланишини, бўйсунишини, сақлов бирлигидаги ҳужжатларнинг ҳажми ва таркибини ўтган йилларда берилган маълумотларга нисбатан солиштирган ҳолда текширади.

Ҳаққоний бўлмаган маълумотлар аниқланган тақдирда, масъул шахс бу ҳақда ижрочини хабардор қилади, ижрочи аниқланган камчиликларни икки ҳафта муддатда бартараф этиши шарт.

11. Маълумотлар масъул шахс текширувидан кейин тегишли устунлар бўйича якун чиқарган ҳолда Давлат каталогига киритилади.

12. Ахборотларнинг тўлиқлигини таъминлаш мақсадида Давлат каталогига қуйидаги бўлимлар ва бўлинмалар киритилади:

I бўлим - Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фондининг давлатга тегишли қисми;

бўлинмалар:

1.1. Давлат архивлари;

1.2. Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фонди ҳужжатларини доимий сақлаш ҳуқуқи берилган ташкилотлар;

1.3. МАФнинг давлатга тегишли қисмига киритилган ҳужжатларни вақтинчалик сақлашни амалга ошираётган давлат архивларининг жамлаш манбалари.

II бўлим - Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фондининг давлатга тегишли бўлмаган қисми;

бўлинмалар:

2.1. Давлат архивлари;

2.2. Нодавлат архивлар;

2.3. МАФнинг давлатга тегишли бўлмаган қисмига киритилган ҳужжатларни вақтинчалик сақлашни амалга ошираётган давлат архивларининг жамлаш манбалари;

2.4. МАФнинг давлатга тегишли бўлмаган қисмига киритилган жисмоний шахсларнинг шахсий архив ҳужжатлари.

13. Давлат каталоги ушбу Низомнинг 2 ва 3-иловаларига мувофиқ шакллар бўйича юритилади.

Архивларга индекс рақамлари бериш учун "Ўзархив" агентлигида давлат ва нодавлат архивлари реестри (кейинги ўринларда реестр деб аталади) юритилади, ҳар календарь йилнинг 1 январида унга аниқлик киритилади ҳамда у "Ўзархив" агентлигининг директори томонидан ҳар 5 йилда қайта тасдиқланади. Мазкур архивнинг мавжуд таъсис ҳужжатлари уни архивлар реестрига киритиш учун асос ҳисобланади.

Архивнинг давлат каталогидаги индекс рақами тегишли архивнинг реестридаги тартиб рақамига мос келиши шарт ва қуйидаги схема бўйича кўрсатилади:

Д-[реестр рақами] - давлат архивлари учун;

Н-[реестр рақами] - нодавлат архивлар учун.

1.3, 2.3, 2.4-бўлинмаларнинг 1-устунида архивнинг жамлаш манбаига мувофиқ бўлган индекс кўрсатилади.

3-устунда тегишли архивдаги мазкур архив фондига берилган архив фонди рақами кўрсатилади.

14. Календарь йил мобайнида янги архив фондлари ташкил этилса, ушбу фондлар шаклланишидан кейин бир ой муддатда "Ўзархив" агентлигига 4-иловага мувофиқ шакл бўйича фондлар варақаси тақдим этилиши керак.

Тақдим этилган фонд варақалари масъул шахс томонидан текширилади ҳамда маълумотларнинг тўлиқлиги ва ҳаққонийлиги тасдиқлангандан сўнг фонд каталогига киритилади. Ахборотлари тўлиқ ва аниқ бўлмаган фонд варақалари фонд каталогига киритилмайди.

V. АРХИВ ФОНДЛАРИНИ ЎЗБЕКИСТОН

РЕСПУБЛИКАСИ МИЛЛИЙ АРХИВ ФОНДИ

ДАВЛАТ КАТАЛОГИДАН ЧИҚАРИШ

15. Архив фондлари:

фондлар бирлаштирилганда;

архив фондлари фавқулодда вазиятлар оқибатида тикланмайдиган тарзда йўқ бўлганда ёки бузилганда Давлат каталогидан чиқарилади.

16. Архив фондларини Давлат каталогидан чиқариш "Ўзархив" агентлиги томонидан, архив иши ҳудудий бошқармасининг эксперт-текширув комиссияси ёки Ўзбекистон миллий архивининг эксперт-текширув услубий комиссиясининг архив фондларини давлат каталогидан чиқариш тўғрисидаги қарорларига мувофиқ, мазкур қарорлар "Ўзархив" агентлигининг Марказий эксперт-текширув комиссияси томонидан маъқуллангандан сўнг амалга оширилади.

Архив фондларининг чиқарилиши ҳақидаги ахборот кейинги йилнинг 1 январь ҳолатига кўра фондларнинг таркиби, ҳажми ва улардаги ўзгаришлар тўғрисидаги маълумотларга киритилади. Ушбу маълумотлар асосида архив фондлари Давлат каталогидан чиқарилади.

17. Давлат каталоги ахборот хавфсизлиги таъминланган ва барча зарур ҳимоя чоралари кўрилган ҳолда, электрон шаклда юритилади ҳамда ҳар йилнинг якунида ўзгартиришлар киритилгандан сўнг маълумотлар қоғозга кўчирилади, муқоваланади, ип билан тикилади, муҳрланади ва "Ўзархив" агентлигида сақланади.

18. Архив ҳужжатлари МАФ таркибига киритилган архив фондлари масъул шахс томонидан ҳар йили таҳлил қилинади ва уларнинг ҳисоби тўғрисида таҳлилий маълумотнома тузилади.

Низомга

1-ИЛОВА

            

_____ йил 1.01 даги ҳолатига кўра фондлар таркиби,

миқдори ва уларнинг ўзгартирилиши тўғрисида

МАЪЛУМОТЛАР

                   

Жами: 20___ йилда қабул қилинган ____________ фондлар ____________ сақ.бир. _________ (ҳужжатлар) варақлар чиқарилган _____________ фондлар ________________ сақ.бир ____________ (ҳужжатлар) варақлар

Суғурта нусхаси яратилган ҳужжатлар __________________________ сақ.бир

20___ йил 01.01.даги ҳолатига кўра архивда рўйхат бўйича фондлар ҳисоби N ____дан N _____гача фонд рақамлари,

шу жумладан: мавжуд фондлар рақамлари _______ фондлар ______ сақ.бир. ______ (ҳужжатлар) варақлар бериб юборилган ва бирлаштирилган фондлар рақами ________________ фондлар

Йўқотилган ________________________________ фондлар

бўш рақамлар ________________________________

Раҳбар                         Имзо                             Имзонинг шарҳи

20__ йил "___" _____________

20__ йил 01.01. даги ҳолатига кўра фондлар таркиби, миқдори

ва уларнинг ўзгартирилиши тўғрисидаги Маълумотлар шакли

Низомга

2-ИЛОВА

ЎЗБЕКИСТОН РЕСПУБЛИКАСИ

"ЎЗАРХИВ" АГЕНТЛИГИ

ЎЗБЕКИСТОН РЕСПУБЛИКАСИ

МИЛЛИЙ АРХИВ ФОНДИ

ДАВЛАТ КАТАЛОГИ

Ўзбекистон Республикаси Миллий архив фондининг

Давлат каталоги тўғрисидаги титул варағи шакли

Формат А 4 (210 х 297)

Низомга

3-ИЛОВА

       

*) Ҳар бир муайян ҳолда шахсий таркиб сони - ш/т, шахсий келиб чиқиш - ш/к аниқ кўрсатилади.

Низомга

4-ИЛОВА

ФОНД ВАРАҚАСИ

Фонд варақаси шакли (олд томони)

Формат А4 (148 х 210)

20___ йил "___" __________

Фонд варақаси шакли (орқа томони)

Формат А4 (148 х 210)

"Ўзбекистон Республикаси қонун ҳужжатлари тўплами", 2012 йил, 15-сон, 168-модда