Восстановление учетной документации (Норма, N 5 от 8 февраля 2011 г.)

Функция недоступна

Материал действителен на дату выхода газеты*

ВОССТАНОВЛЕНИЮ ПОДЛЕЖИТ

Законодательство требует, чтобы все хозяйственные операции были оформлены подтверждающими документами. Следовательно, одной из главных обязанностей любой организации является обеспечение сохранности первичных учетных документов.

За ее невыполнение предусмотрена ответственность. Например, отсутствие бухгалтерских документов считается налоговым правонарушением, которое влечет финансовые санкции, предусмотренные статьей 116 Налогового кодекса (далее - НК). Уплата штрафа не освобождает налогоплательщика от обязанности восстановления бухгалтерского учета (часть вторая статьи 116 НК). Налогоплательщик может быть оштрафован и за непредставление в установленные сроки налоговой отчетности (статья 115 НК).

Следует заметить, что за утрату бухгалтерских документов предусмотрена ответственность не только организации, но и ее должностных лиц. За несоблюдение сроков и порядка хранения документов директора и бухгалтера (или любое другое ответственное лицо, на которое возложена обязанность ведения учета) могут оштрафовать от 5 до 10 минимальных размеров заработной платы (часть первая статьи 175-1 Кодекса об административной ответственности).

УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИЧИНЫ

Однако в деятельности организации возможны разные ситуации. Как поступить (см. схему), если документы повреждены или потеряны? Прежде всего необходимо создать комиссию по расследованию утраты и гибели документов и выявлению виновных. В соответствии с пунктом 29 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утверждено приказом министра финансов, зарегистрированным МЮ 14 января 2004 года N 1297) она должна быть создана сразу после наступления события.

Приказом руководителя организации назначается состав комиссии. Как правило, в нее входят сотрудники финансовой службы и специалисты, которые могут определить причины и последствия происшедшего. Например, юрист, главный инженер, инженер по технике безопасности и др.

По результатам расследования необходимо составить акт, который утверждает руководитель организации. При его подготовке следует подробно описать место происшествия и характер внешних повреждений документов. В акте должен быть приведен перечень лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т.п.). Их письменные объяснения необходимо приложить к акту, как и опись утраченных (поврежденных) документов.

ОБРАЩЕНИЕ В НАЛОГОВЫЕ ОРГАНЫ

Если учетная документация* организации утрачена или уничтожена, предоставляется возможность ее восстановить в течение 3 месяцев. По согласованию с налоговыми органами этот срок может быть продлен на срок, не превышающий 6 месяцев (пункт 4 Положения N 2110).

Не позднее 10 дней до дня наступления очередного срока представления налоговой отчетности нужно подать в налоговый орган по месту регистрации заявление об исчислении суммы налогов и других обязательных платежей расчетным путем. К нему прилагаются:

копии документов, подтверждающих факт утраты или уничтожения учетных документов;

выписка(и) банка(ов) об оборотах по счетам налогоплательщика с выделением денежных средств, не рассматриваемых в целях налогообложения в качестве дохода налогоплательщика.

Надо отметить, что без официального подтверждения произошедшего ваше заявление никто не будет рассматривать. Поэтому если, например, из-за прорыва труб водоснабжения затопило офис, то, помимо акта о затоплении, подписанного собственником помещения, следует получить справку из ТЧСЖ (если офис находится в жилом доме).

Если офис сгорел, то к заявлению необходимо приложить акт, составленный органами пожарного надзора. В нем следует указать перечень всего погибшего имущества, в том числе документов.

Кроме того, налогоплательщику необходимо обратиться в банк для получения выписок по счетам с выделением поступлений, не рассматриваемых в целях налогообложения в качестве дохода налогоплательщика.