Требования законодательства к организации и хранению деловых документов (НТВ, N 48 от 29 ноября 2012 г.)

Функция недоступна

Материал действителен на дату выхода газеты*

К нам в редакцию нередко поступают обращения, которых могло бы не быть, если бы в этой фразе была правильно поставлена... запятая. Нередко из-за этого маленького знака препинания люди, не найдя в архивах нужные документы, не могут подтвердить свой трудовой стаж, доказать факт уплаты налогов и социальных платежей, подтвердить право собственности на имущество, другие важные обстоятельства.

А письмо бухгалтера в газету говорит о том, что далеко не все работодатели знают требования законодательства к организации и хранению деловых документов.

Специалисты "Norma Ekspert" по просьбе редакции подготовили пособие по этому вопросу.

ХРАНИТЬ НЕЛЬЗЯ УНИЧТОЖИТЬ

Предприятие в конце года провело инвентаризацию первичных бухгалтерских документов и теперь планирует часть их уничтожить в связи с окончанием срока хранения. По предыдущему опыту работы знаю, что никакие документы не уничтожались, все сшивались и хранились.

Как правильно поступить: нужно ли передавать бумаги на хранение в архив или можно уничтожить? Какие документы можно уничтожать? Как в таком случае составляется акт об уничтожении, по какой форме и кто его утверждает?

Заместитель главного бухгалтера.

- В современном архивоведении применяются следующие понятия:

Национальный архивный фонд Республики Узбекистан (далее - НАФ РУз) - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь народа Узбекистана, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение;

типовой перечень документов с указанием сроков хранения - перечень документов с указанием сроков их хранения, разрабатываемый и утверждаемый Агентством "Узархив", служащий основой для разработки отраслевых перечней;

отраслевой перечень документов с указанием сроков хранения - перечень документов с указанием сроков их хранения, разрабатываемый отраслевыми органами управления на основе типового перечня документов;

документ временного хранения - документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению;

экспертиза ценности документов - комплекс мер по определению ценности документов или архивных документов для их отбора на хранение;

центральная экспертная комиссия - постоянно действующая комиссия, создаваемая в министерствах, госкомитетах, ведомствах, объединениях, имеющих подведомственную сеть для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию, подготовки к передаче на архивное хранение документов, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий структурных подразделений и(или) подведомственных ему организаций;

экспертная комиссия - постоянно действующая комиссия предприятий, учреждений и организаций, создаваемая для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче на архивное хранение;

экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) - постоянно действующая комиссия, создаваемая в территориальных управлениях по архивному делу для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и координации деятельности центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций, являющихся источниками комплектования госархивов.

Все организации республики можно условно разделить на две группы:

организации, создающие документы, относящиеся к Национальному архивному фонду Республики Узбекистан, независимо от формы собственности;

организации, не создающие документы, относящиеся к НАФ.

При отнесении документов организаций к НАФ РУз следует руководствоваться Законом "Об архивном деле", а также Положением о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан, Порядком государственной регистрации документов Национального архивного фонда Республики Узбекистан. Список организаций - источников комплектования архивов утверждается Агентством "Узархив" и территориальными управлениями по архивному делу. В каждой организации должен создаваться ведомственный архив.

Экспертиза документов проводится в соответствии с Положением о порядке проведения экспертизы ценности документов.

В организациях, создающих документы, относящиеся к НАФ РУз, образуются три группы документов: постоянного (бессрочного) хранения; по личному составу, хранящиеся 75 лет; дела временного хранения. Результатом экспертизы ценности являются описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении документов для уничтожения, которые должны быть согласованы с соответствующими архивными учреждениями.

В организациях, не создающих документы, относящиеся к НАФ РУз, образуются дела по личному составу и дела временного хранения.