Трудности при переходе на электронный документооборот ("Норма" N 48-49 от 5.12.2023 г.)

Функция недоступна

Материал действителен на дату публикации*

ТРУДНОСТИ ПРИ ПЕРЕХОДЕ

НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

Электронный документооборот (ЭДО) - это система автоматизированных процессов обработки электронных документов, реализующая порядок "безбумажного делопроизводства". Такая система в первую очередь удобна тем, что повышает эффективность использования рабочего времени и сводит к минимуму затраты на ручную обработку документов. Но при этом она требует материальных затрат для приобретения программного продукта и приглашения специалистов-разработчиков для адаптации программы под конкретное предприятие. Крупные налогоплательщики даже не почувствуют дополнительных расходов, а вот экономия только на бумаге со временем будет ощутима.

Оптимизация делопроизводства предприятия предусматривает переход на электронный документооборот. Такой переход не должен быть быстрым, сотрудникам необходимо время для того, чтобы обучиться использовать программный продукт. Сложность полного перехода на ЭДО, с одной стороны, в том, что законодательно не установлен конкретный и исчерпывающий перечень документов, которые можно вести только в электронном виде. Чаще всего приходится самостоятельно решать этот вопрос. С другой стороны, сотрудники кадровой и бухгалтерской службы не торопятся переходить на электронный документооборот, так как это непривычно. У бывалых сотрудников есть опасение, что все документы могут исчезнуть разом, при отключении электроэнергии предприятие будет парализовано. Основная же причина в том, что старшее поколение сотрудников не хочет учиться новому, им проще работать по старинке.

ВНИМАНИЕ. Электронный документ - информация, зафиксированная в электронной форме, подтвержденная электронной цифровой подписью и имеющая другие реквизиты электронного документа, позволяющие его идентифицировать.

Электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу (ст. ст. 5, 7 Закона N 611-II от 29.04.2004 г.).

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

В ЭЛЕКТРОННОМ ФОРМАТЕ

На текущий момент кадровое делопроизводство - одно из самых сложных направлений для перевода на безбумажный вариант работы. Причина в том, что:

q значительная часть кадровых документов предусмотрена в бумажной форме;

q у работников в большинстве случаев отсутствует электронная подпись, которая гарантирует надежность