Как составить и утвердить номенклатуру дел ("Норма" N 2 от 14.01.2025 г.)

Функция недоступна

Материал действителен на дату публикации*

КАК СОСТАВИТЬ И УТВЕРДИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В процессе деятельности организации образуется большое количество различных документов. Для того чтобы их правильно формировать, систематизировать, обеспечить быстрый поиск и учет, а также для упрощения архивирования документов разрабатывают номенклатуру дел организации.

Номенклатура поможет:

1) быстро найти нужные документы;

2) своевременно выявить документы для архивирования или уничтожения;

3) обеспечить выполнение требований законодательства (Закон "Об архивном деле" N ЗРУ-252 от 15.06.2010 г.; ПКМ N 140 от 29.03.1999 г.).

КТО ОТВЕЧАЕТ ЗА СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Обычно составлением номенклатуры дел занимаются сотрудники канцелярии, отдела кадров и архива организации. Но для того, чтобы разобраться в документах структурных подразделений, следует привлекать руководителей и специалистов этих подразделений, хорошо знающих функции, задачи, объем, план работы. Структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо подготовить приказ руководителя организации. В приказе следует создать рабочую группу, назначить ответственное лицо, дать указание о подготовке номенклатур дел структурными подразделениями (в разрезе направлений их деятельности), установить личную ответственность руководителей подразделений за выполнение данной задачи, а также определить точные сроки выполнения работы.

На основе номенклатуры дел структурных подразделений ответственное лицо готовит проект общей номенклатуры.

СОВЕТ.