Хранение бухгалтерских документов ("НТВ" N 21 от 23.05.2023 г.)

Функция недоступна

Материал действителен на дату публикации*

ХРАНЕНИЕ

БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Наши практические рекомендации по хранению бухгалтерских документов разработаны при содействии специалистов Центрального государственного архива Республики Узбекистан и Управления по архивному делу г. Ташкента.

ХРАНИТЕ

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Созданные на предприятии и полученные от партнеров первичные документы со временем теряют свое практическое значение и накапливаются в бухгалтерии. Но это не означает, что их можно выбросить, уничтожить или сдать в пункт приема макулатуры. Все они имеют свои сроки хранения, установленные законодательством.

К примеру, документы, необходимые для определения объектов налогообложения и исчисления налогов, должны храниться не менее 5 лет (ст. ст. 79, 88 НК). Такой же срок хранения применяется и к другим документам, связанным с организацией и ведением бухгалтерского учета (ст. ст. 79, 88 НК).

Для некоторых документов установлены и более длительные сроки хранения. К примеру, документы, связанные с начислением зарплаты до 1 января 2022 года, должны храниться не менее 75 лет.

Руководитель организации обязан обеспечить сохранность документации в течение всего срока ее хранения. Для этого из числа штатных сотрудников бухгалтерии приказом руководителя назначьте ответственное лицо, которое будет следить за комплектацией и сохранностью документов.

Если бухгалтерских документов много, назначьте несколько ответственных лиц, каждое из которых будет отвечать за документы своего участка (направления). Например, по хозяйственным договорам, входящим и исходящим счетам-фактурам, банковской документации и т. д.

КОМПЛЕКТУЙТЕ

ДОКУМЕНТЫ ПО ВИДАМ

Обработанные бухгалтерией первичные документы комплектуйте по видам в отдельные папки или регистры. Поименуйте папки: например, документы по учету основных средств, по учету материалов, по учету труда и заработной платы и т. д.

Подшивайте документы в хронологическом порядке: снизу вверх. Это удобно, когда в папку необходимо добавить следующий документ с более поздней датой.

Первичные документы по учету денежных средств (кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами и другие) необходимо переплести. В одной подшивке могут содержаться документы за месяц или за квартал в зависимости от их количества (п. 27 Положения, рег. МЮ N 1297 от 14.01.2004 г.).

ОРГАНИЗУЙТЕ МЕСТО

ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Крупные предприятия, имеющие в обороте большое количество документов, могут создать для их хранения ведомственный архив как отдельное структурное подразделение (Типовое положение, прил. N 4 к ПКМ N 482 от 30.10.1999 г.).

Не все предприятия имеют возможность создавать ведомственные архивы - подразделения (ограниченный штат, арендованный офис). В зависимости от объемов документооборота они могут хранить документы в самой бухгалтерии либо выделить для этого отдельную комнату или ее часть.

Если документы хранить негде, сдайте их в архивные учреждения на временное (депозитарное) хранение. Архивы оказывают такие услуги на платной договорной основе.

СОЗДАЙТЕ ОПТИМАЛЬНЫЕ

УСЛОВИЯ ДЛЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Условия хранения документации должны отвечать противопожарным, охранным и санитарно-гигиеническим нормам в течение всего срока ее хранения.

Не допускайте хранения документов в помещениях с высокой влажностью, не защищенных от прямого попадания солнечных лучей и атмосферных осадков. Во избежание порчи храните их отдельно от химических, легковоспламеняющихся, горючих и взрывоопасных материалов.

Место хранения оборудуйте специальными средствами хранения и перемещения документов: стеллажами,